5 conseils pour optimiser le télétravail en équipe.

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Nos règles d’or pour un télétravail en équipe efficace.

En cette période de confinement imposé, toute l’équipe de SOFACTO a revu son mode de travail en se mettant au : télétravail.

Nous allons vous partager quelques bonnes pratiques que nous avons instaurées dès le départ :

1. Se mettre en condition de travail en créant des routines

Se lever à la dernière minute, travailler en pyjama depuis son canapé, cela peut-être tentant, c’est même peut-être arrivé à certains d’entre nous… Mais ce n’est pas la meilleure solution pour garder le rythme. Nous vous conseillons donc de privilégier une routine saine même dans un contexte de télétravail.

On en profite pour prendre un bon petit déjeuner, on se prépare un espace de travail agréable (et ergonomique lorsque c’est possible) et on s’habille… comme pour une journée ordinaire ! En visioconférence, vos collègues et vos clients apprécieront cet effort 🙂 

2. Utiliser les bons outils de communication 

Il est impératif de trouver les outils pratiques pour permettre de mieux suivre vos projets, d’améliorer votre productivité et, surtout, de communiquer plus facilement avec vos équipes. 

Voici une liste non exhaustive des outils que nous utilisons habituellement en mode SaaS au quotidien et qui nous sont d’autant plus utiles dans un contexte de télétravail : 

La suite Google

  • Google Agenda : vous permet de partager votre agenda, s’abonner à ceux de votre équipe. Chaque événement peut inclure automatiquement un lien Meet. Il est possible d’ajouter un ordre du jour et de fournir toutes les précisions utiles aux participants pour rendre la réunion plus efficace (préparation requise, documents, etc.) 
  • Gdrive : besoin de collaborer sur un document ? Un simple partage suffit et vous permet de travailler simultanément sur le même document, en direct dans le texte ou via des commentaires. La gestion de la confidentialité est simple et efficace. Vous décidez de qui peut accéder à chaque dossier, document et avec quels droits. 
  • Google Meet : indispensable pour organiser vos meeting internes et/ou externe en visio-conférence.

Nos incontournables :

  • Slack : on ne le présente plus ! L’un des outils de messagerie internes les plus prisés du moment. L’application regroupe sur une seule plateforme plusieurs conversations classées selon les projets en cours, les services, les groupes confidentiels. En plus, il permet de garder le lien avec son ou sa collègue préféré.e. 
  • Chatter : le réseau social d’entreprise de Salesforce. Reprend les mêmes usages que ceux proposés par Facebook : mur de discussion, fil d’actualités, commentaires, partages de documents et de liens, etc. C’est l’outil Idéal pour communiquer sur des contexte précis et faciliter le travail collaboratif. Couplé aux enregistrements du CRM, il évite bien des emails commençant par une mise en contexte et la reprise d’éléments qui sont avec Chatter à portée d’un clic dans Salesforce.

Et pour tout le reste ?

Nous ne sommes pas des grands adeptes des post-it accrochés autour de nos écrans alors, télétravail ou pas, nous utilisons des outils tels que : 

  • Salesforce : les cordonniers ne sont pas tous mal chaussés ! Nous avons personnalisé notre environnement qui, avec Google Suite, est la colonne vertébrale de notre système d’information. Bien plus qu’un CRM, c’est devenu notre ERP. Nous y gérons tout ou presque : pipeline commercial (bien sûr), facturation (évidemment), support clients et partenaires, gestion des collaborateurs, référentiels, base de connaissance, roadmap produit, cycle de développement etc. 
  • Basecamp : cet outil permet de centraliser un groupe de personnes, d’une ou plusieurs entreprises, autour d’un ou de plusieurs projets communs. En (très) résumé, cela se présente comme une liste de tâche avec à l’intérieur de chacune, un fil de discussion qui permet à un groupe de personnes de discuter autour d’un projet commun et d’affecter des missions à chacun. Il permet aussi de retrouver facilement les échanges et d’éviter de noyer les informations importantes dans une boîte mail souvent surchargée ! 
  • Gqueues : certains To-dos ne méritent pas d’être gérés en mode projet (avec ou sans Basecamp !). Il faut cependant les avoir en tête. Cet outil peut s’avérer également très utile pour la gestion de ses tâches personnelles ! 
  • Trello : grand classique des coach agile et autres consultants en organisation, cet outil permet de constituer des tableaux eux-mêmes constitués de colonnes. Au sein de ces colonnes, vous pouvez insérer des cartes, avec des listes de tâches à faire, un retroplanning, etc. Cet outil est idéal pour visualiser facilement l’avancée d’un projet, déplacer les cartes par simple glisser-déposer. En plus il est totalement collaboratif et permet à chaque membre d’éditer le tableau et d’intervenir en temps réel.

Au final, quel que soit l’outil (la plupart se valent, tantôt supérieurs sur un point, tantôt sur un autre), l’important est de trouver celui qui vous convient et qui vous fait gagner en efficacité et productivité, seul et/ou en équipe !

 

Certains membres de l’équipe SOFACTO se sont prêtés au jeu et nous ont dévoilé leur environnement de travail : Shiwani, Simon, Sindra (la collocataire de David), Chloé, Piyush, Marie-Theres, Papa Amath, Ashok, une licorne et Vincent. 

3. Maintenir le lien

Qui a dit que le télétravail était la fin de la communication ? Comme dans une journée habituelle, prenez le temps de saluer votre équipe pour maintenir de lien.

Vous pouvez maintenir vos réunions de service, quitte à les raccourcir un peu quand même ! Pas facile de maintenir l’attention et la participation de tous en mode conférence téléphonique sur une durée prolongée. Et gardez l’affichage caméra si votre connexion internet le permet. Maintenir le lien à distance, c’est tellement plus agréable quand on peut se voir. 

Chez SOFACTO, c’est le lundi matin, au cours de la réunion d’équipe, que nous partageons nos mises à jour. C’est aussi l’occasion de prendre des nouvelles de chacun et s’assurer que tout le monde se porte bien.

4. Partager les KPI 

Deux autres moyens pour partager les avancées (et les difficultés) et ne pas multiplier les réunions : instaurer une routine de reporting et disposer de tableaux de bord.

Chez SOFACTO, nous avons mis en place une routine hebdomadaire baptisée les 3P (pour Progress – Pain – Plan, en anglais dans le texte. Ca marche aussi en français : Progrès – Problèmes – Plans. Le vendredi, sur notre groupe Chatter, chaque collaborateur indique les réalisations, objectifs et défis significatifs pour la période considérée. Cela permet d’en discuter le lundi suivant, si nécessaire. Nos tableaux de bord fournissent des KPI, mis à jour en temps réel. Sans effort de collecte ou de saisie supplémentaire grâce aux données contenues dans notre Salesforce.

5. En profiter pour se former et se certifier ! 

Avec le temps que vous permet de gagner le télétravail, profitez-en pour vous former et vous certifier.

Mettez à profit cette période pour vous former à de nouveaux outils et acquérir de nouvelles compétence, en langue, management ou encore des compétences techniques. 

Nous vous partageons l’info : en ce moment ont lieu les Certifications Days de Salesforce. Il s’agit d’un événement annuel mais il faut avouer qu’il tombe à pic.  

Cet évènement vous permet de vous préparer aux certifications Salesforce à l’aide de webinars animés par des experts certifiés ! Votre participation à un webinar vous permet d’obtenir un bon d’achat de $100 valable sur toutes les certifications de $200 et moins. Allez, c’est le moment !

Alors qu’attendez-vous ? 

 

Dernier conseil – et non des moindres, il est primordial de trouver le juste équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle. 

Notre credo : 

“ Be ready when the day starts… Make sure that the (business) day ends!  “ 

(En français “Soyez prêt lorsque la journée commence… Assurez-vous que la journée (de travail) se termine!”) 

 

Restez chez vous, prenez soin de vous et à très vite ! 

 

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