Comment organiser son suivi de facturation ?

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Le suivi de la trésorerie est un élément essentiel dans le fonctionnement d’une entreprise. Pourtant, les retards de paiement sont la première cause des problèmes de trésorerie – et un véritable frein à la croissance d’une entreprise.

Le suivi de la facturation joue donc un rôle majeur et stratégique dans le pilotage d’une activité en permettant de disposer d’informations nécessaires pour la gestion des délais de paiement.

Quelles sont les clés pour une organisation efficace de votre facturation ?

 

 

 

Première étape : rigueur et méthodologie

Fixez vous une méthodologie précise. Et tenez-vous y.

Il vous faut impérativement tenir à jour vos fichiers clients. Une adresse de facturation obsolète peut vous faire perdre beaucoup de temps… Cela peut paraître évident mais connaître ses clients vous permettra également de connaître leur stabilité financière et d’anticiper.

Les sites tels que infogreffe ou sur societe.com vous permettent de recueillir des informations utiles sur la situation financière de votre client (statuts, bilans, CA).

Appliquez-vous une routine dans le suivi de la facturation ? Est-ce que vos factures sont bien émises ? Avez-vous saisi vos derniers règlements ? Quelles sont les échéances clients ?

Lorsque vous signez un contrat avec un client, il est nécessaire d’y joindre des conditions générales de ventes claires et précises. En cas de litige, elles vous seront souvent plus avantageuses que les conditions d’achats.

Deuxième étape : choix d’un outil

Faire une facture avec Excel est une tâche pénible et chronophage, aussi bien pour les PME que les indépendants. Et ne devrait plus être permis très longtemps…

Un logiciel de facturation peut s’avérer très efficace. Attention car il faut cependant utiliser le logiciel dans sa dernière version. Au delà de deux ans, la conformité légale d’un logiciel n’est plus garantie.

Posez vous les bonnes questions :

  • De quelle façon je veux utiliser mon logiciel ? Serveur local, cloud, en ligne ?
  • Quelles sont les fonctionnalités dont j’ai besoin ? Certaines sont particulièrement pratiques : la création de factures récurrentes (type abonnement), la possibilité d’envoyer vos factures par e-mail, le suivi commercial (devis réalisé, acomptes payés, factures dues, personnalisations des factures, génération d’avoir…)
  • Qui va utiliser le logiciel ? Si vous avez besoin que vos commerciaux n’aient accès qu’à une partie des informations (devis seulement, par exemple), il faudra vous assurer que le logiciel donne la possibilité de configurer les droits de chaque collaborateur ou propose deux type de licences.
  • De quelle façon je veux m’engager ? Par abonnement, par usage ou gratuitement ?
  • Est-ce que l’éditeur est joignable facilement ? En cas de problème, vous devez pouvoir joindre le service Support rapidement.

Troisième étape : contrôlez votre comptabilité et relancez vos clients

Certains logiciels vous permettent d’analyser votre activité grâce à des tableaux de bord. Ces tableaux de bord vous permettent notamment d’identifier rapidement les factures en retards.

Un contrôle régulier entre la comptabilité et votre document de suivi peut aussi être fait à l’aide de la balance âgée. La balance âgée est un document comptable de référence pour le suivi des créances. Elle se présente sous forme d’un listing des factures en attentes de paiement triées par ordre chronologique.

Les bénéfices d’un suivi de facturation sont multiples :

  • Disposer d’une vue synthétique des encours clients
  • Repérer rapidement les factures non payées
  • Suivre les échéances de vos règlements
  • Suivre son chiffre d’affaire en temps réel
  • Organiser les paiements fournisseurs
  • Maîtriser sa trésorerie en réduisant les sommes immobilisées chez les clients.
  • Disposer d’éléments chiffrés pour aider à réaliser un prévisionnel et un plan de trésorerie

 

Pour bien piloter son activité, toute entreprise a intérêt à bien choisir son logiciel de facturation, le plus adapté à ses besoins. Mais le plus important pour organiser au mieux son suivi de facturation, on vous l’a déjà dit : c’est la régularité !

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