Le passage à la facturation électronique obligatoire, c’est pour bientôt. Pour être certaines d’être prêtes le jour J, de nombreuses entreprises ont d’ores et déjà déployé leur plan de bataille. Entre réorganisation structurelle, formation des équipes et choix de la solution de facturation, mieux vaut s’y prendre en avance. Toutefois, certains dirigeants ont encore du mal à percevoir tous les avantages offerts par l’e-facturation.

Facturation électronique : prendre un temps d’avance sur les normes légales

Le passage à la facturation électronique obligatoire est proche. À compter du 1er juillet 2024, les grandes entreprises seront les premières à devoir s’y plier. Anticiper cette transition numérique dès aujourd’hui est nécessaire. Surtout pour les structures qui manifestent le besoin d’être accompagnées. 

Pour beaucoup de dirigeants, délaisser une organisation du travail au profit d’une autre représente une menace. Après tout, pourquoi dérégler une mécanique qui a toujours apporté satisfaction jusqu’à présent ? Cette peur du changement – bien que parfaitement compréhensible – n’en reste pas moins un frein au bon développement de l’entreprise

Dans le cas présent, on parle d’un virage numérique inévitable. Plutôt que d’en subir les conséquences, autant se positionner comme acteur de ce changement. Mais pour ce faire, il faut en saisir les enjeux et bénéfices.

Quels sont les avantages de la facturation électronique ?

Adopter une solution de facturation électronique offre de multiples avantages. Si cela implique de revoir son organisation structurelle, le jeu en vaut largement la chandelle.

Un gain de temps considérable

Pour les équipes comptables, la gestion manuelle des devis et factures peut vite s’avérer pénible. Pour simplifier leur quotidien, l’utilisation d’un outil de facturation dématérialisée s’avère très précieuse :

  • automatisation des tâches répétitives et chronophages (une étude menée par Ernst & Young pointe que traiter une facture électronique est en moyenne 15 fois plus rapide que pour une facture papier !);
  • réduction des erreurs humaines via la numérisation des factures ;
  • allègement de la charge administrative ;
  • création, modification et archivage des devis et factures en quelques clics ;
  • réduction du délai d’envoi et de règlement

 D’après une étude de Generix Group datant de 2020,

1 entreprise sur 2 constate une réduction du cycle de rapprochement de mise en paiement. 

 

Tous ces apports contribuent à faire gagner un temps précieux aux équipes concernées. Il en résulte la possibilité de leur confier des missions à plus haute valeur ajoutée – et par extension – l’occasion de booster la compétitivité de l’entreprise.

Réduire les dépenses de l’entreprise

On vient de le voir, la facturation électronique permet un gain de temps précieux. Or comme le veut l’adage, « le temps, c’est de l’argent ». En baissant mécaniquement le temps consacré au traitement de sa facturation, une entreprise dégage forcément de nouvelles ressources financières.

Les économies du format numérique par rapport au format papier sont aussi à relever. D’après l’association Apeca, le passage à l’e-facturation peut faire économiser jusqu’à 50% de coûts de traitement à une entreprise.  Qui plus est, à l’heure où la question de l’écologie est de plus en plus présente au sein des politiques RSE , l’impact environnemental du format numérique sur le format papier est également à prendre en considération.

Sécurité, traçabilité et accessibilité

Travailler en cloud computing sur des serveurs sécurisés offre des garanties non négligeables. Parmi les plus évidentes, on peut relever :

  • la sécurisation des données de facturation ;
  • le gain d’espace (les classeurs et les armoires c’est bien, le cloud c’est mieux !) ;
  • la traçabilité des factures dans le temps (très utile en cas de contrôle ou de litige avec un client ou un fournisseur) ;
  • l’accès simplifié aux données de facturation (à l’heure de la démocratisation du télétravail, la possibilité de consulter des factures n’importe où et n’importe quand est un véritable gain d’agilité).

Une meilleure gestion de la trésorerie

Pour s’inscrire dans la durée, une entreprise doit compter sur une trésorerie saine. Or, trouver le juste équilibre entre les flux entrants et sortants est un défi de tous les jours. Surtout quand on manque de visibilité à long terme et que les impayés s’accumulent. Pour rappel, les retards de paiement sont à l’origine de nombreuses cessations d’activité chaque année. Mieux vaut donc prévenir que guérir.

Ainsi, parmi les avantages de l’e-facturation en la matière, on peut mentionner :

  • l’automatisation et la personnalisation des relances ;
  • la mise en place d’une stratégie de recouvrement efficace ;
  • l’analyse des flux de trésorerie en temps réel pour un meilleur pilotage au quotidien.

Tirer profit des logiciels de facturation pour mieux piloter son entreprise

Avec un logiciel de gestion de la facturation, il est possible d’aller bien au-delà de simples fonctions comptables. Si bien sûr ils ont pour vocation de simplifier le quotidien des équipes concernées, les bénéfices pour l’entreprise peuvent se matérialiser à bien d’autres niveaux :

  • amélioration de la relation client (gestion plus fine de la clientèle) ;
  • fidélisation de la clientèle (pourquoi changer de client / fournisseur quand les paiements sont effectués dans les temps ?) ;
  • exploitation de la data client (récolte et analyse de données pour mieux cibler) ;
  • proposer des solutions de paiement facilitatrices (le cas du paiement CB intégré est particulièrement intéressant) ;
  • rapprochement des équipes comptables et commerciales (centralisation de l’information).

À l’heure de la transformation digitale, ces nouvelles technologies sont un axe de développement fondamental. Une étude réalisée par Axys pointe d’ailleurs le rôle grandissant de ces technologies dans la quête de l’excellence de la fonction comptable.

Passage à l’e-facturation : un défi à la portée de tous

Si le calendrier du passage à la facturation électronique diffère selon la taille des entreprises, ce n’est pas pour rien. Oui, revoir en profondeur l’organisation d’une entreprise demande un investissement conséquent. Mais à la portée de tous.

Au moment de dresser le bilan, on voit que la balance penche nettement en faveur de la facturation électronique. Le gouvernement pointe d’ailleurs le renfort de la compétitivité des entreprises comme l’un des atouts majeurs de la réforme. Le résultat logique d’un allègement des charges administratives au profit de gains de productivité.

En bref, les quelques désagréments liés à son déploiement ne doivent pas vous faire perdre de vue les nombreux avantages à la clé. À vous d’agir en conséquence !

Sofacto vous accompagne pour préparer l’échéance 

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