Ces astuces indispensables pour assurer le suivi des factures

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Comment utiliser Sofacto ?

Créez et envoyez vos factures facilement. Créez vos propres modèles de factures, envoyez-les à vos clients et gardez un œil sur vos finances.

S’assurer de l’envoi et du règlement des factures a longtemps été un travail de longue haleine, pivot pour éviter les impayés et par conséquent réguler la trésorerie d’une entreprise. Mais grâce à des outils innovants comme Sofacto, ces tâches ont été considérablement automatisées. Voici comment suivre simplement et efficacement vos factures de nos jours.

Au sein du service comptabilité de beaucoup d’entreprises, le métier de comptable client veille au suivi et au recouvrement des factures des clients. Il s’agit d’un poste pivot, central pour l’activité financière de la société. À l’heure du digital, il se voit néanmoins totalement redéfini : les outils numériques à disposition ont simplifié, voire automatisé de nombreuses tâches. Grâce à une bonne réorganisation, les entreprises n’ont alors plus forcément la nécessité de systématiquement placer un employé à temps plein sur cette mission. Quelles sont donc les meilleures pratiques à l’heure actuelle afin de s’acquitter de cette tâche primordiale ?

Automatiser et simplifier certains process

Prendre du recul sur vos propres procédés de facturation est crucial. Leurs optimisations sont bénéfiques à la fois pour l’entreprise, mais aussi pour les clients. 

Il convient alors de choisir une solution de facturation répondant à vos contraintes quotidiennes. Un des enjeux majeurs à cibler est notamment d’atteindre une souplesse adaptée à vos flux, permettant d’éditer vos factures en temps réel et en toute simplicité. Dernièrement, de nombreuses entreprises ont par exemple dû se tourner vers l’émergence vertigineuse du modèle de la subscription economy. De par sa régularité, c’est une opportunité en or pour la croissance mais sa modularité peut aussi quelque peu compliquer la facturation. Heureusement, les outils de facturation dernier cri intègrent ces nouvelles tendances.

Se donner de la marge de manœuvre en interne est essentiel, mais pourquoi ne pas l’appliquer également avec ses clients ? Proposez ainsi plusieurs modes de règlement. Avec la dématérialisation des factures, rendre leur paiement possible via PayPal par exemple, en quelques clics, sera forcément bienvenu.

Mettre en place des rappels automatiques

La configuration de rappels est devenue incontournable pour surveiller que les rentrées d’argent se déroulent conformément aux prévisions. Non seulement vous êtes prévenus face à ce type de désagrément, mais les logiciels de facturation actuels vont plus loin en automatisant l’envoi des emails de rappel aux clients.

Dans le cas de Sofacto, ces relances peuvent être paramétrées selon différentes variables liées à nos interlocuteurs (postes, fréquences, exceptions…).

Si certains clients sont identifiés comme “à risque”, il ne faut pas non plus négliger ce genre de rappels auprès de nos habituels “bons clients”. Ils sont souvent les piliers de vos fonds de roulement, et des impayés de leur part peuvent subitement fragiliser la trésorerie de l’entreprise. L’effet boule de neige d’impayés conséquents peut s’emballer rapidement avec les frais financiers en découlant (découverts, frais de procédure et de dossier).

Renseigner les différents stades de la relance d’impayés est également une excellente pratique pour piloter sa trésorerie. Voici en l’occurrence l’échelle utilisée par Sofacto, ajustable selon vos propres besoins : 

  • R0 : pas d’incident
  • R1 : 1er email envoyé
  • R2 : 2ème email envoyé
  • R3 : 3ème email envoyé (dernière relance avant mise en demeure)
  • R4 : mise en demeure

Soigner votre communication

Lorsque le moment est venu de s’adresser à un client pour réclamer un impayé, l’approche à adopter dans son message est assez délicate, qu’il soit sous la forme d’un modèle ou totalement personnalisé. Néanmoins, impayé ou non, il s’agit d’un client. La politesse et la proximité doivent impérativement être de rigueur.

Dès votre première relance, octroyez au client le bénéfice du doute. N’hésitez pas à préciser que la facture n’a pas été réglée “sauf erreur de [votre] part” et/ou que le client n’a pas à prendre en compte cette relance si, par un concours de circonstances, le paiement est effectué au moment même de l’envoi.

La crise du covid a malheureusement contribué à une augmentation notable des impayés, et ils concernent même à présent un quart des factures inter-entreprises en France. S’il faut donc être plus que jamais vigilant sur leur suivi, il convient d’être également compréhensif vis-à-vis des difficultés rencontrées par nos interlocuteurs. Proposez d’ouvrir le dialogue afin de mieux cerner la nature de l’impayé, puis éventuellement d’agir en conséquence et en concertation avec le client.

Grâce à l’automatisation, mettez à profit toutes les possibilités de votre logiciel de facturation : personnalisez vos modèles en fonction de vos différents clients et de leur situation. Vous optimiserez vos échanges tout en boostant la satisfaction du client.

Appliquer des pénalités de retard

Malgré toute l’empathie et la bonne volonté possibles, les impayés sont un véritable fléau pour les trésoreries à flux tendu. Un moyen plus subtil de les éviter est d’incorporer à vos factures des pénalités en cas de retard de paiement. Elles sont même une obligation légale dans le cadre de facturation inter-entreprise [2. Si elles concernent des particuliers, elles peuvent avoir l’effet néfaste d’une mauvaise surprise, impactant la satisfaction client. Mettez-les bien en avant, à travers des paliers raisonnables qui s’apparenteront plus à de la dissuasion qu’à un complément de revenus.

Les pénalités de retard sont encadrées par la loi française. Elles s’appliquent tout d’abord sur la base TTC de la facture et sont calculées selon un taux d’intérêt légal. Le taux initial est en fait applicable en cas de mise en demeure et varie en fonction de son champ d’application (créances dues aux professionnels ou aux particuliers). Chacun de ces 2 taux est réactualisé chaque trimestre sur legifrance.gouv.fr.

Une fois le taux fixé, la formule de calcul des pénalités de retard est : 

Montant de la facture (TTC) * Taux * Nombre de jours de retard / 365

Le taux des pénalités applicables entre professionnels est soumis à un seuil minimum : il ne doit pas être inférieur à 3 fois le taux d’intérêt légal.

À savoir : en cas de retard de paiement, selon la Loi du 22 mars 2012, le débiteur doit s’acquitter d’une indemnité forfaitaire de frais de recouvrement s’élevant à 40,00€.

Concernant la forme, lorsque le temps est venu de réclamer l’impayé et les pénalités de retard qui vont avec, il n’y aucune obligation juridique à ce sujet. Les pénalités s’appliquent de fait dès que la date limite de règlement aura été dépassée.

En outre, si elles ne sont pas soumises à la TVA, elles sont imposables au même titre que le reste de la facture.

Lorsque, malgré vos différentes relances et pénalités, un client refuse de vous payer, il existe différents recours possibles.

La mise en place de ces différents préceptes est non seulement salutaire pour la santé économique de l’entreprise, mais également pour l’optimisation du temps de travail des équipes. Ce type de suivi a jadis été très chronophage mais des solutions comme Sofacto ont été conçues pour intégrer ces impératifs. Elles tirent potentiel du digital pour renforcer le pilotage de nos activités financières, et ainsi utiliser à meilleur escient nos différentes ressources.

[1]  source : BFM Business (via le tracker Sidetrade, à propos des impayés dépassant de 10 jours l’échéance

[2] L’article L 441-3 du Code de Commerce prévoit que: « Tout achat de produits ou toute prestation de service pour une activité professionnelle doivent faire l’objet d’une facturation. La facture doit mentionner la date à laquelle le règlement doit intervenir. Elle précise le taux des pénalités exigibles le jour suivant la date de règlement inscrite sur la facture ainsi que le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due au créancier en cas de retard de paiement ».

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