Comment utiliser Chatter au sein de Sofacto ?

Interagissez simplement  avec Chatter et partagez en toute confidentialité vos fichiers.

Chatter est la messagerie instantanée disponible dans Salesforce. Sofacto a naturellement intégré cette fonctionnalité, qui représente des atouts indéniables dans le contexte de la facturation, favorisant grandement le travail collaboratif.

Présentation de Chatter

Chatter constitue l’une des fonctionnalités les plus populaires de Salesforce, accompagnant gratuitement toute licence. Au sein du CRM, elle se présente sous la forme d’une application qui permet ensuite d’échanger entre les différents employés d’une même entreprise. Chatter contribue à fragiliser les frontières qui pourraient exister entre chaque service et niveau hiérarchique. C’est d’autant plus vrai dans le domaine de la facturation et c’est tout naturellement que Sofacto a été imaginé pour tirer profit de son plein potentiel.

Un rapide coup d’œil à l’interface de Chatter montre bien que l’inspiration des réseaux sociaux est bel et bien là. On y retrouve un système de fil de discussion dans lequel taguer les différents interlocuteurs concernés. Selon son paramétrage, chaque tag est éventuellement notifié par mail au collaborateur, qui pourra ensuite réagir en un clic.

Mais ce qui différencie profondément Chatter de tout autre service de messagerie instantanée, c’est avant tout sa possibilité d’interagir ensemble autour de différents documents. Si Chatter propose de lancer des conversations privées ou groupées comme sur n’importe quel réseau d’entreprise, chaque objet présent dans Salesforce possède une discussion Chatter lui étant rattachée. Le principal avantage qui en découle est de ne plus avoir à chercher une information concernant telle offre ou telle facture dans sa boîte mail ou dans le canal d’un service de messagerie : le fil de discussion contenant les informations correspondantes s’affiche justement en parallèle de l’objet dont il est question.

Cette contextualisation simplifiée s’avère essentielle à la construction d’un esprit collaboratif parmi l’ensemble des salariés d’une entreprise, tout en offrant un gain de temps considérable. Elle se montre d’autant plus bénéfique dans le domaine de la facturation avec 2 principaux champs d’utilisation : les factures et les tableaux de bord.

Chatter et les factures

Que ce soit dans le cas d’une offre (soit un devis dans le langage Salesforce) prêt à être transformé en facture, ou d’une facture justement, Chatter se révèle être un outil précieux.

Lors de la conversion en facture d’une offre, dans certains cas particuliers, un comptable peut éventuellement s’interroger sur les lignes de détail qu’elle présente. Qu’a-t-il été vraiment négocié pour cette transaction et comment être sûr de bien la facturer ? Si un comptable ne parle pas exactement le même langage qu’un commercial, il est possible de taguer ce dernier via Chatter pour récupérer de plus amples informations. Inversement, un commercial peut y avoir recours pour savoir comment avance la facturation et, in fine, ce qu’il en est de sa commission.

Au sein même de l’équipe comptable, il peut aussi être judicieux d’y notifier directement ses collègues de la modification d’une information ou d’une valeur sur la facture.

En plus de l’automatisation des relances offerte par Sofacto, il est également très utile de passer par Chatter pour décider du ton à adopter lors du prochain contact avec un client responsable d’un impayé. Par exemple, un commercial amené à contacter un tel client, en vue d’un autre sujet, peut d’abord consulter l’historique des messages qui lui ont été envoyés via l’onglet Activité de sa dernière facture. Il est ensuite possible de s’accorder sur un angle d’approche en se concertant rapidement avec l’équipe comptable grâce à Chatter.

C’est d’ailleurs l’outil idéal pour les commerciaux qui s’inquiètent régulièrement de l’émission des factures en raison de leur commission.

Chatter et les tableaux de bord

Une part importante de la facturation et plus généralement de la comptabilité consiste à prendre du recul sur les flux financiers de l’entreprise. Pour mieux optimiser son activité, il n’y a rien de tel que de générer des tableaux de bord rendant compte intuitivement des indicateurs de performance. Et bonne nouvelle, Chatter est aussi disponible dans le cadre de ces rapports.

Tout l’intérêt de Chatter ici est d’analyser collectivement ces données potentiellement déterminantes pour la direction que doit prendre une entreprise. Il est d’ailleurs possible de créer des groupes de personnes pour favoriser le brainstorming, groupes qui seront enregistrés par Chatter pour être tagués au sein d’autres objets Salesforce si besoin. Un groupe peut tout simplement correspondre à l’ensemble de l’équipe comptable ou commerciale, mais tout est à imaginer en fonction de sa propre organisation interne.

De plus, Chatter propose en complément de l’envoi des simples messages de poser une question à l’ensemble des intervenants impliqués, ou bien même d’effectuer un sondage avec des réponses prédéfinies. En parallèle, l’utilisation de tâches à assigner via Salesforce complète un panel de possibilités propices à l’innovation afin d’orienter main dans la main son entreprise dans la bonne direction.

Chatter redonne donc un sens profondément humain à la facturation au cœur d’une solution 100% digitale comme Sofacto. Son utilisation dans le cadre des factures permet notamment d’opérer un rapprochement vraiment inédit entre les équipes comptable et commerciale, décloisonnant toujours plus l’entièreté du cycle de vente. Avec l’essor du télétravail, Chatter s’est avéré être l’espace de prédilection pour continuer à travailler ensemble dans une dynamique d’innovation.

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