Comment corriger une erreur sur une facture déjà envoyée ?

Correction facture

Comment utiliser Sofacto ?

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Rectifier une erreur sur une facture déjà transmise au client est un exercice délicat. Précaution oblige, Sofacto vous guide dans cette situation, que la facture ait été réglée par le client ou non.

Si la facture n’a pas encore été payée

Vous avez envoyé votre facture au client, mais vous vous rendez compte d’une erreur sur un montant ou sur l’une des mentions obligatoires ? Vous seriez alors tenté de modifier immédiatement l’erreur, de ressortir la facture telle quelle et de corriger le tir le plus rapidement possible auprès du client… Pourtant, une facture émise ne peut pas être aussi simplement rectifiée. Cela nécessite l’édition d’une toute nouvelle facture annulant et remplaçant la précédente, et rattachée à un tout autre numéro de facture.

La loi anti-fraude à la TVA de 2018 a notamment fixé l’obligation de garder toute trace de la modification d’une facture. Si cela peut sembler fastidieux, les logiciels de facturation en ligne comme Sofacto permettent dans les faits de régulariser une facture en quelques clics ! La précédente pièce comptable est archivée et une nouvelle est éditée afin de rectifier l’erreur, avec son propre numéro de facture.

Pour ces mêmes raisons, une facture ne peut logiquement pas être supprimée. Si la numérotation de vos factures comporte un trou, cela constitue une infraction fiscale qui peut être sévèrement sanctionnée par l’État lors d’une inspection. Heureusement, là aussi, les solutions digitales de facturation ont à présent largement simplifié la numérotation, assurant d’elles-mêmes leur continuité chronologique et évitant tout doublon. 

Une autre raison importante qui empêche la simple correction ou suppression d’une facture erronée se situe du côté du client. Il aura potentiellement déjà intégré l’original à sa comptabilité (même si elle n’a pas encore été réglée). Et le client ne peut pas modifier la facture pour vous, il incombe systématiquement au prestataire d’effectuer le changement.

Pour vous et pour le client, la nouvelle facture doit alors indiquer qu’elle remplace la précédente, avec une simple mention du type « Annule et remplace la facture n°XXXXX ».

À savoir : certaines erreurs sont considérées comme mineures et ne nécessitent pas l’édition d’une nouvelle facture. Les fautes d’orthographe ou les références erronées par exemple peuvent être modifiées directement sur la facture, car elles n’impactent pas la comptabilité. Mais si la faute est liée aux montants ou aux mentions obligatoires, il faut donc refaire la facture.

Si la facture a déjà été payée

Si le client a déjà réglé une facture erronée, la solution est d’établir un avoir correspondant au montant qu’il a payé, puis de refacturer par la suite avec un document correct.

Dans la forme, l’avoir est en tout point similaire à une facture si ce n’est son intitulé. Ce terme doit être mis bien en évidence, car il est identifié de tous comme une facture négative. Il doit d’ailleurs faire référence à la facture initiale (en mentionnant son numéro).

À savoir : l’avoir n’est pas seulement utilisé suite à une simple erreur de facturation. Il sert aussi dans le cas d’un escompte, d’un remboursement, d’une réduction d’ordre commercial, ou encore d’ajouts de prestations et/ou de biens dans le cadre d’une transaction déjà réglée.

L’avoir est une pratique incontournable en comptabilité et Sofacto propose un paramétrage limpide le cas échéant, s’indexant automatiquement à la facture d’origine et en respectant scrupuleusement les obligations légales en vigueur.

Pour générer la nouvelle facture, vous pouvez repartir très simplement de la facture d’origine ou en créer une depuis le début. Tout dépend des erreurs que vous souhaitez rectifier ! Si vous repartez du « clone » de la facture initiale, la nouvelle facture sera générée sous la forme d’un nouveau document dans lequel vous n’aurez qu’à modifier ce qui doit l’être.

Dans tous les cas, la plus grande vigilance est de mise car les lois gouvernementales sont des plus strictes à l’égard des défauts de facturation. Les sanctions encourues pour mauvaises pratiques sont importantes, d’ordre pénal et fiscal. Grâce à ses différentes fonctionnalités, Sofacto est un atout précieux pour établir une comptabilité en règle et compréhensible de tous, de vos clients à l’administration fiscale, en passant par vos collègues.

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