Émettre un devis : les bons éléments à connaître

générer un devis

Comment générer une offre dans Sofacto ?

Le devis est un document détaillant les prestations que l’on propose à un client, visant ainsi à établir les coûts définitifs. S’il n’est pas forcément obligatoire, il est vivement conseillé autant pour le client que pour la gestion des finances du prestataire. Voici tout ce que l’on doit savoir à son sujet.

Ces bonnes pratiques entourant les devis

Les utilités d’un devis sont multiples. Du côté du client, il est le meilleur moyen de visualiser l’ensemble d’une ou de plusieurs prestations et éventuellement, de comparer les prix entre différents concurrents. À partir de ce document, le client peut enclencher une réflexion qui aboutira à sa conversion, ou non, vis-à-vis de cette offre. Le devis aide à mieux cerner l’étendue d’une prestation, et parfois même d’être sensibilisé aux étapes de conception et production lorsque le service proposé est complexe. 

Du côté du prestataire cette fois, le devis est un outil fondamental dans la construction de sa relation avec le client. Un avantage indéniable du devis est celui de pouvoir être personnalisé selon les demandes de chaque client potentiel. Cela permet alors d’effectuer un réel accompagnement, en écoutant et comprenant les besoins du prospect, insufflant ainsi un rapport de confiance chez lui. Le devis est signe de professionnalisme et rassure l’interlocuteur, aidant grandement les commerciaux à booster leur conversion.

Cette étape va parfois plus loin et requiert de la part du prestataire des recherches approfondies avant de pouvoir établir un devis adapté. Dans ces cas-là, il peut tout à fait être possible de rendre le devis payant. Le cas échéant, ces frais devront être justifiés puis validés par le prospect, afin de démarrer du bon pied.

Les règles d’élaboration d’un devis

Maintenant que l’importance du devis vis-à-vis de la relation client a été passée en revue, analysons sa forme. Le devis ne doit effectivement pas être une étape venant s’ajouter à la facturation, mais bien une des bases de celle-ci. Dans cet esprit, les devis sont soumis à de nombreuses règles visant à les transformer le plus simplement possible en facture dès que le client a donné son accord. Mais pas seulement, lorsque celui-ci appose la mention « bon pour accord » et signe, ce document équivaut à un contrat et doit logiquement être soigné comme tel. Une fois cette étape passée, les 2 parties sont alors engagées et toute potentielle modification doit être renégociée. 

Ces règles sont donc naturellement encadrées par la loi et il faut impérativement veiller à les respecter lors de l’émission d’un devis. Il s’agit autant de se protéger en cas de litige que de rendre saine et transparente la relation avec le client. Un devis doit ainsi comprendre ces différentes mentions obligatoires

  • la date à laquelle le devis est établi
  • la durée de validité du devis
  • les coordonnées de sa société
  • le nom du client
  • la date de début et la durée estimée de la prestation
  • le détail de chaque prestation (description, quantité et prix unitaire)
  • les éventuels prix de la main d’œuvre (notamment dans le domaine de la construction)
  • les éventuels frais de déplacement
  • les conditions de garantie
  • la somme globale HT 
  • la somme globale TTC

Pour plus d’informations concernant les obligations légales entourant les devis, et ses spécificités dans certains secteurs (comme ceux du bâtiment, de l’électroménager, de l’optique médicale et de l’auditif), rendez-vous sur economie.gouv.fr

L’importance des dates sur un devis

On l’aura compris, le devis possède une véritable valeur juridique. De fait, la durée de validité du devis est primordiale, car cela signifie que cette offre n’est pas fixée pour une durée indéterminée. C’est le délai qu’aura le client pour accepter la prestation dans les conditions apposées noir sur blanc par le devis.

Passé ce stade, la date de début et la durée d’exécution de la prestation sont aussi très importantes. D’autant plus que selon l’article L. 216-1 du code de la consommation, « À défaut d’indication ou d’accord quant à la date de livraison ou d’exécution, le professionnel livre le bien ou effectue la prestation sans retard injustifié et au plus tard trente jours après la conclusion du contrat ». Bien entendu, la date de début de la prestation n’est effective qu’une fois que le client a transmis son « bon pour accord ».

Si le délai n’est pas respecté et sauf cas de force majeure, le client peut dans un premier temps demander par lettre recommandée l’exécution de la prestation dans un nouveau délai raisonnable. Et si la livraison n’est toujours pas respectée, le contrat peut alors être dénoncé (également par lettre recommandée).

Inversement, le devis signé a valeur de contrat et constitue une protection pour le prestataire si le client refuse ultérieurement de le payer.

Chez Sofacto, nous avons considéré le devis comme une étape pivot du cycle de vente, en le pensant aussi bien pour les équipes commerciales que comptables. Les fameuses Opportunités dans Salesforce peuvent alors être converties en offres puis générées en factures en quelques clics, tel que détaillé dans notre guide support. Dans le cas de projets plus complexes, il est même possible de les transformer en échéancier de facturation, pour soutenir le pilotage de sa trésorerie.

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