Quels sont les enjeux de la facturation électronique pour votre entreprise ?

La date du passage à la facturation électronique obligatoire approche à grands pas. Pour les entreprises concernées, cela implique des changements en profondeur. Bien plus qu’une simple nouveauté administrative, l’e-invoicing obligatoire est un défi de taille aux enjeux encore trop souvent sous-estimés. Pour s’en rendre compte, il convient de voir un peu plus loin que le cadre légal à respecter. Non, la facturation électronique n’a rien d’une contrainte. C’est une opportunité à saisir. Et vite !

Facturation électronique : zoom sur les obligations légales

Les critères à respecter en matière de facturation

Une facture électronique conforme doit garantir :

  • l’authenticité de son origine ;
  • l’inaltérabilité de son contenu ;
  • une parfaite lisibilité.

 

De plus, il faut qu’elle soit créée, envoyée, réceptionnée et archivée par le biais du format numérique. Autrement dit, une facture papier scannée et exportée au format PDF n’est pas conforme à la réglementation en vigueur.

Les formats acceptés

Seuls trois formats sont acceptés par l’administration fiscale : CII, UBL et Factur-X. La raison est simple. Permettre l’automatisation des traitements par les équipes concernées. Si votre entreprise est adepte de l’EDI (échange de données informatisées), alors le plus simple reste de passer par une PDP. Celle-ci se chargera d’extraire et transmettre vos données de facturation au format adéquat.

Archivage

Les entreprises ont l’obligation de conserver les factures pour une durée de 10 ans. Ce stockage doit s’effectuer au format d’origine de la facture émise. On doit alors les archiver dans un espace sécurisé et les horodater.

Les données de facturation

Les mentions obligatoires sur une facture électronique ne diffèrent pas de son homologue papier. De nouvelles données sont toutefois à prendre en compte :

  • le n° de SIREN client ;
    la nature de la transaction (service / vente / mixte) ;
  • l’option de règlement de la TVA sur les débuts ;
  • l’adresse complète de livraison ou de réalisation du service.

 

Par ailleurs, on peut suivre le cycle de vie des factures pourra en temps réel. Pour cela, une vingtaine de statuts ont d’ores et déjà été établis par l’administration (approuvée, refusée, prise en charge, encaissée, etc.).

Lors de l’élaboration d’une facture, vous pouvez mentionner des champs complémentaires aux données de facturation. C’est par exemple là que vous devez faire état des délais de paiement ainsi que des pénalités appliquées en cas de retard.

Qu’est-ce que la NF203 ?

La certification NF est une marque créée par INFOCERT et AFNOR. C’est en collaboration avec divers acteurs du monde du commerce et de la comptabilité (Direction Générale des Finances Publiques, experts-comptables, etc.) que la norme NF203 a vu le jour.

Délivrée à un éditeur, elle atteste de la conformité du logiciel développé. En cas de contrôle par l’administration fiscale, l’utilisateur final est protégé, car assuré de respecter les normes en vigueur. Une nécessité bienvenue à l’approche du passage à la facturation électronique obligatoire.

Certifié NF203

E-invoicing obligatoire : les enjeux liés à cette transition numérique

Gare aux pénalités

L’administration fiscale est bien décidée à mener à bien sa lutte face aux fraudes à la TVA. Pour s’en assurer, un rapide coup d’oeil au niveau des sanctions encourues en cas de non conformité suffit :

  • pénalité fiscale de 15€ pour chaque mention erronée ou absente par facture (le coût total de l’amende ne peut néanmoins excéder le quart du montant total de la facture concernée) ;
  • pénalité administrative pouvant aller jusqu’à 75 000€ par personne physique et 375 000€ par personne morale (cette sanction peut doubler en cas de récidive à compter d’un délai de 2 ans suite à la première amende).

 

Pour éviter les mauvaises surprises en cas de contrôle, vous savez ce qu’il vous reste à faire.

Maintenir de bonnes relations commerciales

Pour nouer et entretenir de bonnes relations avec vos clients et vos fournisseurs, le lien de confiance est primordial. Or, dans un contexte marqué par la transition numérique des entreprises, avoir un train de retard en la matière ne joue pas en votre faveur. Bien au contraire.

S’engager auprès d’un prestataire qui semble dépassé à l’approche du passage à l’e-invoicing obligatoire représente un frein réel. À vous de le lever le plus tôt possible.

Faire ou faire faire ?

Le choix de passer par une PDP ou le PPF vous appartient. Toutefois, les plateformes privées proposent des fonctionnalités supplémentaires. Et c’est l’ensemble de votre processus order to cash qui peut en bénéficier :

  • automatisation des tâches les plus chronophages ;
  • modernisation des outils de gestion ;
  • raccourcissement des délais de paiement ;
  • amélioration du processus de recouvrement.

Revoir votre organisation en interne

Avec la facturation électronique, c’est l’ensemble du fonctionnement de votre entreprise qui est à revoir. Les missions attribuées à la direction financière, aux équipes comptables et commerciales sont amenées à évoluer. Cette transition nécessite une longue préparation sur les volets technique, métier et organisationnel. Or, 2024 se rapproche à grands pas…

Sensibiliser et former vos collaborateurs

La transition du format papier au format numérique ne concerne pas que la direction financière. Pour qu’elle soit réussie, l’ensemble des collaborateurs doit être impliqué. Mais ce travail de sensibilisation et de formation demande du temps et de l’organisation. N’attendez pas la dernière minute. C’est dès aujourd’hui qu’il vous faut prendre le taureau par les cornes !

Booster votre compétitivité

En bref, vous avez tout intérêt à anticiper dès maintenant la transition de votre entreprise vers la facturation électronique. Travail de longue haleine qui implique des changements structurels en profondeur, elle est aussi un réel vecteur d’opportunités pour quiconque en saisit les enjeux.

Adopter un logiciel de facturation a un impact sur l’ensemble du cycle de vente. Il permet notamment :

  • un meilleur partage de l’information et des données clients entre les services (décloisonnement des équipes sales et comptables) ;
  • de raccourcir les délais de paiement et simplifier les modalités de règlement (relances automatiques, paiement intégré par CB, etc.) ;
  • d’avoir un meilleur suivi de votre trésorerie ;
  • de tirer profit de la data récoltée (ajustement des propositions commerciales, augmentation du taux de rétention client, etc.).

 

En bref, il est grand temps que les sociétés les plus éloignées du numérique se remettent en question. Les enjeux du passage à la facturation électronique obligatoire sont vastes et considérables. Il en va de la pérennité et de la compétitivité de votre entreprise. Or, repenser entièrement son organisation interne est un projet de grande envergure. C’est dès maintenant qu’il faut agir. Contrairement à ce que vous avez pu lire dans cet article, le passage à la facturation électronique n’est pas prévu pour 2024. Il a déjà commencé !

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