Facturation dématérialisée obligatoire : nos conseils pour préparer sereinement 2024

Modele relance facture impayée

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Qui dit nouvelle année dit bonnes résolutions, et 2022 ne fait pas exception ! Afin de se préparer au mieux au passage imminent à la facturation dématérialisée, il est grand temps de prendre le taureau par les cornes. Quels sont les bons réflexes à adopter dès maintenant ? Sofacto fait le point avec vous.

Savoir où l’on en est pour savoir où l’on va

Le rapport au numérique est très différent d’une entreprise à une autre. Si certaines sont déjà familières avec l’envoi et la réception de factures au format PDF, d’autres ne jurent encore que par le format papier. En partant de ce postulat, on peut légitimement affirmer que les efforts à fournir ne seront pas les mêmes pour tous. Une entreprise a donc tout intérêt à dresser son propre bilan en matière de gestion de la facturation pour définir au mieux ses besoins.  

Par ailleurs, il est nécessaire de se plonger dans l’univers de la facturation pour en saisir les tenants et aboutissants. Quelles sont les normes reconnues ? Quels sont les formats à respecter ? Où et comment faut-il stocker ses factures ? Qu’en est-il de la sécurisation des données ? C’est en se penchant sur ces questions et en intégrant les équipes concernées à la réflexion qu’une entreprise va parvenir à appréhender l’horizon 2024 avec davantage de sérénité. Toutefois, il demeure impératif d’être bien accompagné et conseillé.

Pour rappel, si l’obligation de recevoir des factures électroniques est prévue au 1er juillet 2024 pour l’ensemble des entreprises assujetties à la TVA, un délai supplémentaire est accordé pour les plus petites entreprises en matière d’émission. L’envoi de factures numériques sera obligatoire au 1er janvier 2025 pour les entreprises de taille moyenne et au 1er janvier 2026 pour les TPE-PME.

De la nécessité de se former et d’être bien accompagné

Se préparer au passage à la facturation électronique obligatoire est un travail de fond. Être suivi et accompagné par des professionnels est rassurant pour une entreprise. C’est par exemple le cas avec la mise en place d’une solution SaaS comme Sofacto qui propose en plus des ateliers et un suivi tout au long du projet aux entreprises qui souhaitent un accompagnement spécifique.

Pour avancer sereinement dans le changement d’organisation qu’implique la facturation dématérialisée, il est nécessaire de procéder étape par étape. L’idée est ici de ne pas procéder à un grand chambardement et bousculer tout un organigramme du jour au lendemain. Un très bon moyen d’effectuer cette transition en douceur est d’intégrer les métiers concernés à une réflexion commune autour du déploiement d’un outil de facturation électronique. Quelles seront les nouvelles missions assignées au personnel qui s’occupait jusqu’alors de la gestion et du tri des factures ? Voilà un bon exemple de sujet qu’il convient de traiter ensemble.

Dégager du temps pour former les équipes fait également partie des bons réflexes à adopter. Si cela peut sembler évident, la tâche nécessite toutefois une bonne organisation. L’anticipation est donc de rigueur pour éviter de se retrouver au pied du mur à quelques semaines de la date butoir.

Voir au-delà de la facturation

Pour les entreprises, le passage à la facturation électronique implique des enjeux bien plus importants qu’une simple mise en conformité. Afin d’aborder cette transition de la meilleure façon, il est essentiel de se projeter sur l’ensemble des avantages qui découlent de la mise en place d’un processus d’automatisation de la facturation.

Le passage à l’e-invoicing obligatoire est une opportunité de transformation pour les entreprises. C’est l’occasion pour bon nombre d’entre elles d’abandonner une organisation que l’on pourrait qualifier de traditionnelle pour tendre vers une restructuration plus agile. Cela implique par exemple un décloisonnement progressif des équipes back et front office ainsi que la refonte de missions des métiers anciennement chargés de la facturation pour des tâches à plus haute valeur ajoutée

La facturation dématérialisée, c’est aussi le gage d’un meilleur pilotage de la trésorerie. Suivi des relances, rappels automatisés ou encore ajustement des règlements dus en temps réel, voilà autant de solutions proposées par un logiciel comme Sofacto. En outre, il permet de récolter, trier et analyser en direct des KPI précieux au sein de tableaux de bord personnalisés. Cette transition vers un modèle data-driven est d’autant plus pertinente quand on connaît l’importance de l’analyse des données clients dans les facteurs de développement d’une entreprise.

En résumé, le passage obligatoire à la facturation dématérialisée doit être perçu davantage comme une opportunité de transformation et d’évolution que comme un poids pour une entreprise. Pour s’y préparer, définir ses besoins en amont et intégrer les équipes à la réflexion font partie des premiers réflexes à avoir. Au plus vite une entreprise aura intégré les enjeux liés à la facturation électronique, au mieux elle pourra aborder l’horizon 2024 avec sérénité.

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