La facturation, une opportunité de transformation pour les entreprises ?

Comment utiliser Sofacto ?

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Au cours de l’App Innovation qui s’est déroulée les 12,13 et 14 octobre dernier, une table ronde a été organisée pour évoquer les opportunités liées à l’utilisation d’une solution de facturation numérique. En quoi un logiciel comme Sofacto peut-il avoir un impact significatif sur la transformation d’une entreprise ? Éléments de réponse en compagnie de Lionel Hovespian, président de WCS Europe et Benjamin Dauboin, product manager chez Talentsoft.

Une prise de conscience nécessaire

Pour entamer cette table ronde, la première thématique abordée concerne les freins et les leviers dans la transformation des entreprises. C’est tout d’abord la question de l’organisation en silos qui est soulevée. Historiquement, les entreprises ont toujours été organisées en différents secteurs, comme l’affirme Lionel Hovespian : « Toutes les entreprises ont une organisation commerciale, une organisation de l’administration des ventes, une organisation marketing ou encore financière. ». Si ces silos persistent, c’est donc en raison d’un schéma durablement ancré couplé à « une résistance au changement ». Qui plus est, il est également fait mention des « coûts engrangés par la transformation » des entreprises dans les facteurs pouvant expliquer la réticence de certaines structures à changer d’organisation et à se moderniser. Toutefois, Lionel Hovespian nuance ce propos lorsqu’il explique que l’épidémie de la Covid-19 a eu – et continue d’avoir – un réel impact à ce niveau. En effet, la plupart des entreprises n’ont pas eu d’autres choix que de s’adapter à cette situation inédite, ce qui a accéléré pour beaucoup d’entre elles leur transformation digitale.

Dans un même ordre d’idées, on peut constater un changement de positionnement dans le modèle économique des entreprises. Historiquement basé sur le produit, celui-ci est aujourd’hui toujours plus focalisé sur le client. Si la grande majorité des sociétés a bien compris la nécessité de placer le consommateur au centre de ses intérêts, cette stratégie s’avère encore difficile à mettre en place pour une partie d’entre elles. La raison principale ? Toujours selon Lionel Hovespian, la cause est essentiellement due à l’organisation en silos déjà évoquée précédemment. D’après lui, « Chaque organisation à l’intérieur de l’entreprise a son propre système d’information », ce qui a pour conséquence d’empêcher une bonne interaction entre les différents métiers. Il en résulte l’impossibilité d’avoir une vision à 360 degrés du client, ce qui n’est pas compatible avec l’idée d’un modèle où ce dernier est au centre des intérêts de l’entreprise. Au plus une société va connaître avec précision des éléments comme la satisfaction du client, son évolution au niveau commercial ou encore ses habitudes de consommation, au plus elle sera en mesure de lui fournir une expérience personnalisée

Pour aller plus loin, Lionel Hovespian mentionne l’opportunité que peut représenter l’intégration de « plateformes communautaires » sur lesquelles chaque client pourrait retrouver un ensemble d’informations pertinentes le concernant, comme l’historique de ses commandes et de ses factures. Dans cette optique, il est donc essentiel de mettre le client au centre du système d’information, mais comment y parvenir ? La première chose évoquée par le président de WCS Europe est qu’il est nécessaire d’avancer étape par étape et non pas d’entamer « une révolution ». Si l’on prend l’exemple d’une solution SaaS comme Sofacto, l’intégration d’un outil de facturation électronique va venir s’imbriquer progressivement dans l’organisation de l’entreprise. Peu à peu, « l’entreprise change et se met en mouvement », ce qui a un impact positif aussi bien sur le client que sur les métiers. Toutefois, pour que cette transformation soit possible, elle doit être nécessairement portée par les instances dirigeantes.

Par ailleurs, Lionel Hovespian en profite pour rappeler que les entreprises doivent fournir « encore beaucoup de travail dans la dématérialisation » d’autant plus quand on sait qu’environ 90 % des factures mondiales sont encore au format papier. Le passage à la facturation numérique est néanmoins inévitable, raison pour laquelle il considère le marché comme « absolument considérable » et met en avant un « partenariat d’avenir avec Sofacto ».

Automatisation du cycle de facturation : gagner du temps tout en réduisant les erreurs

Par la suite, la table ronde s’oriente sur Benjamin Dauboin et la manière dont Talentsoft est venue à la dématérialisation de la facturation, et la place que celle-ci occupe dans la stratégie globale de l’entreprise. C’est – sans réelle surprise – le « gain de productivité pour les équipes » qui est d’abord mentionné par le product manager de Talentsoft. Sans solution de facturation électronique, le travail s’avérait particulièrement chronophage pour l’entreprise : « imprimer des factures et les mettre sous pli, c’est du temps perdu ». L’objectif derrière la dématérialisation et l’automatisation de la facturation est donc de débloquer du temps à investir dans des tâches à haute valeur ajoutée.

On constate alors logiquement des changements au niveau de l’organisation, « et notamment sur la partie facturation ». Si autrefois Talentsoft comptait un service dédié à la gestion contractuelle et un autre à la facturation, l’automatisation de cette dernière a contribué à fusionner plus ou moins ces deux services. Ce décloisonnement progressif des équipes a donc amené une partie des employés à revoir leurs missions, et une attention plus conséquente a été accordée à la gestion des contrats. L’objectif ? Éviter un maximum les erreurs en amont du processus de facturation. Toutefois, la mise en place d’une nouvelle organisation demande un travail collaboratif avec l’ensemble des employés concernés. Pour Benjamin Dauboin, il est « nécessaire d’avoir un échange avec les équipes pour les intégrer dans le projet ». Selon lui, « on ne peut pas leur imposer cette automatisation et ce changement » de manière brutale, ce pourquoi les métiers « doivent être acteurs du projet ». Cela passe par exemple par l’organisation de réunions pour les intégrer à la réflexion, réunions au cours desquelles il convient de définir ensemble leurs nouvelles fonctions au sein de la société. 

De manière générale, la dématérialisation et l’automatisation du processus de facturation amènent à se concentrer davantage sur la relation client. Cela se traduit notamment par la récolte et la centralisation de données propres à chaque client. En outre, cette organisation permet d’éviter les renvois d’un service à un autre lorsque l’on est à la recherche d’une information spécifique. Ainsi, n’importe quel interlocuteur est en mesure de fournir un éventail très large d’informations à propos de n’importe quel client enregistré dans la base de données, ce qui représente un gain de temps et d’agilité considérable. Benjamin Dauboin évoque ensuite un autre avantage significatif de la mise en place d’une solution e-invoicing :  l’impact sur le BFR (besoin en fonds de roulement). D’après lui, « raccourcir le temps de facturation a un impact direct sur la trésorerie », ce qui est évidemment « un point très positif ». En effet, une solution SaaS comme Sofacto permet entre autres d’assurer un suivi commercial régulier et de proposer des facilités en matière de paiement, ce qui contribue à mieux piloter sa trésorerie

Par ailleurs, il s’agit également d’un avantage non négligeable pour la clientèle. En effet, elle reçoit ses factures beaucoup plus rapidement, mais également de manière plus sécurisée à travers des plateformes conçues à cet effet. À l’inverse, un courrier classique pouvait avoir tendance à se perdre, que ce soit en interne ou par le service de livraison. À l’image de l’entreprise, le client est donc lui aussi impacté positivement par un gain de temps précieux. Enfin, Benjamin Dauboin aborde un dernier point qu’il juge particulièrement important, à savoir la possibilité de régler bien plus facilement les éventuels litiges rencontrés avec un client. Ces derniers prennent la plupart du temps la forme d’une erreur dans les numéros de commandes. Grâce à la nouvelle organisation qui découle de la mise en place d’une solution de dématérialisation et d’automatisation du processus de facturation, il est désormais très simple d’identifier la référence défaillante et de régler le problème en quelques instants.

Quel est l’impact de la mise en place d’une solution de facturation en ligne au sein d’une entreprise ?

On vient de le voir, le déploiement d’une solution de facturation en ligne modifie en profondeur l’organisation d’une entreprise. D’après Lionel Hovespian, il s’agit même du « nerf de la guerre » pour une société, étant donné qu’elle entretient un lien direct avec ses performances. Cela veut-il dire pour autant que l’ensemble du processus métier est forcément à revoir ? Dans la théorie oui, mais dans la pratique, la chose est complexe et longue à mettre en place. Il apparaît en effet assez utopique de vouloir révolutionner entièrement l’organisation d’une entreprise si l’on ne tient pas à « mettre en péril les métiers ». Le président de WCS Europe affirme par ailleurs qu’il s’agit d’un changement définitif pour une entreprise : « quand on s’y met, on ne revient plus en arrière ». Dans le cas de sa société, il explique que l’implémentation de Sofacto au sein de l’organisation a été grandement facilitée par la philosophie de l’entreprise. En effet, celle-ci est animée par la volonté d’avoir une vision à 360 degrés du client et d’automatiser l’ensemble des étapes du cycle de vente. Pour Lionel Hovespian, il est même essentiel d’avoir « la culture commerciale en amont d’automatiser un maximum de process ». 

C’est ensuite la question de l’intégration de Sofacto au sein de l’écosystème Salesforce qui est abordée lors de cette table ronde. Faut-il y voir un avantage certain ? Du côté de Benjamin Dauboin, la réponse est assurément positive. D’après lui, « l’enjeu repose sur la centralisation des données ». En tant que logiciel intégré à Salesforce – qui est pour rappel une solution de gestion de la relation client (CRM) – Sofacto permet de rassembler l’ensemble des données du cycle de vente. Auparavant plus éclatée et difficile à traiter, la centralisation de toute cette data constitue un atout majeur pour les entreprises, notamment quand on sait qu’il est possible d’en tirer des analyses en temps réel et d’agir en conséquence.

Pour Lionel Hovespian, l’intérêt principal d’un écosystème comme celui de Salesforce réside dans la possibilité de prendre le meilleur de chaque éditeur de logiciel. Si l’intégration de nombreuses solutions au sein du CRM utilisé par l’entreprise peut s’avérer complexe à déployer et à prendre en main pour les équipes, elle offre par la suite un gain en agilité considérable. À travers l’exemple de Sofacto, le président de WCS Europe souligne également la grande personnalisation propre à ce type de logiciels et met en avant l’intérêt de collaborer avec des structures à taille humaine : « on évolue avec elles, on grandit ensemble ».

Apprendre à tirer profit des données récoltées

La dernière grande thématique évoquée au cours de cette table ronde concerne la récolte de la data, et particulièrement la question de comment faire de ces données un outil à part entière, un socle de performance. Le premier constat qui est dressé met en exergue le fait que, aujourd’hui encore, un grand nombre d’entreprises ne les exploitent pas assez, voire pas du tout. La raison ? Ces données sont parfois très dures à trouver, et surtout à répertorier. Il s’agit d’un travail particulièrement exigeant, mais pourtant ô combien important. Si nommer ces données est impératif pour mieux les tirer, l’intérêt réside également dans la création d’un langage commun entre l’ensemble des équipes, afin que chacun s’assure de comprendre et d’avoir les mêmes références. En effet, Lionel Hovespian rappelle que d’un service à l’autre, la notion du mot « client » ou de « partenaire » peut avoir un sens différent, comme il est essentiel d’accorder une vigilance toute particulière aux anglicismes et autres raccourcis.

Le directeur de WCS Europe mentionne dans la foulée que l’impossibilité de lecture de la data en temps réel représente une problématique importante pour ces entreprises qui exploitent peu les données clients. Certaines de ces données n’ont un intérêt que si elles sont lues et analysées dans un intervalle de temps très court. À cet effet, il est impératif de créer des tableaux de bord interactifs et personnalisés qui regroupent des données provenant de différents canaux. Le but est ici de faire ressortir un maximum d’éléments clés, facilement lisibles et accessibles pour tous. Pour cela, il est possible d’adapter les différents tableaux en fonction des métiers et de l’intérêt de chacun. Lionel Hovespian fait état d’un « outil remarquable » dont la force réside dans la possibilité de « partager et afficher » tous types d’indicateurs de performance et de KPIs utiles à la bonne connaissance de la clientèle. En outre, ces indicateurs contribuent à modifier « considérablement le rapport employé / employeur » puisque tout le monde participe à améliorer les performances de l’entreprise, ce qui « change absolument tout ». 

Concernant à présent Talentsoft, Benjamin Dauboin met en avant le changement notable du ROI (retour sur investissement) depuis l’analyse de la data récoltée à travers Sofacto. Selon lui, il est essentiel de trier efficacement cette dernière afin de l’utiliser à bon escient. Parmi les améliorations les plus notables, il évoque la réduction considérable du DSO (Day Sales Outstanding, soit le délai moyen de paiement) de son entreprise, un gain estimé à environ une quinzaine de jours en moyenne. Ce bénéfice notable est notamment dû au développement d’une stratégie de recouvrement efficace. Grâce à une solution de facturation dématérialisée comme Sofacto, il est possible de procéder à l’automatisation ainsi qu’à la personnalisation des relances envers les clients retardataires. L’analyse des données récoltées sur chaque client permet d’adapter les rappels selon qu’ils sont adressés à un client grand compte, à un organisme du service public ou à une entreprise habituée des impayés. Benjamin Daubouin l’exprime par ailleurs parfaitement lorsqu’il dit n’avoir « pas la même stratégie en fonction du client ».

Enfin, l’ultime sujet évoqué au cours de cette table ronde concerne l’échéance à venir de la facturation obligatoire pour l’ensemble des entreprises assujetties à la TVA. Pour rappel, cette mesure dont l’entrée en vigueur a été repoussée à l’année 2024 a pour objectif principal de lutter face à la fraude à la TVA tout en incitant les entreprises à accélérer leur transformation numérique. Ce passage d’un modèle de facturation papier à un format dématérialisé représente-t-il un défi de taille pour la majorité des acteurs concernés ? À en croire Lionel Hovespian, la réponse est oui : « pour certaines entreprises, le réveil va être compliqué, voire brutal, si elles n’ont rien fait jusqu’à ce jour ». Il prend en guise d’illustration le cas de la « reprise de l’historique des factures » qu’il n’hésite pas à qualifier de « travail monstrueux » et alerte les entreprises les plus en retard à prendre rapidement contact avec des spécialistes. Néanmoins, il nuance son propos par la suite en affirmant que le processus n’est – dans les faits – pas si complexe à mettre en place. À titre d’exemple, pour une entreprise d’ores et déjà habituée à générer des factures au format PDF, le président de WCS Europe ne voit pas « un grand traumatisme » à venir dans les nouvelles démarches à effectuer.

De son côté, Benjamin Daubouin se montre lui aussi plutôt confiant. Il rejoint tout d’abord Lionel Hovespian dans le fait qu’une entreprise dont la « transformation est déjà enclenchée », comme c’est le cas pour Talentsoft, n’a pas réellement de soucis à se faire. Il en profite par ailleurs pour ajouter le côté « rassurant » de collaborer auprès d’une structure spécialisée sur le sujet : « on a la chance d’être accompagné par Sofacto, un expert français dans le domaine de la facturation ».

En résumé, on peut affirmer que la dématérialisation et l’automatisation du processus de facturation représentent une réelle opportunité de transformation pour les entreprises. Que ce soit à travers un gain de temps précieux, la réduction des erreurs humaines, le décloisonnement progressif des équipes ou encore l’impact positif sur la trésorerie et toutes les possibilités offertes par la récolte et l’analyse de données, la mise en place d’une solution de facturation numérique comme Sofacto s’impose comme un outil indispensable à toutes entreprises qui souhaitent se développer durablement.

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