La piste d’audit fiable : définition et état des lieux en 2021

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La piste d’audit fiable (PAF) a été mise en place pour attester de la conformité de l’ensemble des supports de facturation d’une entreprise. Elle vise notamment à lutter contre les fraudes à la TVA, mais aussi et surtout à assurer la transition vers la facturation électronique obligatoire qui se dessine à l’horizon 2024.

Définition de la piste d’audit fiable

La piste d’audit fiable s’inscrit dans le cadre de l’essor progressif de la facturation électronique. L’objectif derrière son instauration est de s’assurer de la légitimité et de la conformité de l’ensemble des factures émises ou reçues par une entreprise.

Pour qu’un document soit bel et bien considéré comme une facture, il doit impérativement respecter les trois critères suivants :

  • pouvoir attester de l’authenticité de son origine :
  • prouver l’intégrité de son contenu (c’est-à-dire que les modifications apportées sont uniquement le fruit des personnes habilitées à le faire) ;
  • être lisible.

 

Dans cette optique, il existe différents moyens mis à votre disposition pour attester de la nature conforme de l’ensemble de vos facturations :

  • l’utilisation d’un format EDI fiscal (échange de données informatisées) qui permet les échanges entre entreprises par voie électronique ;
  • la signature électronique des factures via un certificat de niveau RGS** (référentiel général de sécurité) ;
  • la mise en place d’une piste d’audit fiable afin de répondre à des contrôles permanents et documentés.
 

L’instauration d’une piste d’audit fiable est nécessaire pour tous les documents dont le niveau de sécurité n’est pas jugé conforme. Il s’agit en grande majorité des factures aux formats papier ainsi que celles au format PDF simple. Mais il en va de même pour l’ensemble des factures qui ne respectent pas le format EDI fiscal ou dont le certificat de niveau RGS de la signature électronique est considéré insuffisant.

Dans les grandes lignes, la piste d’audit fiable doit être en mesure de justifier l’authenticité de l’ensemble des interactions liées au processus de facturation, de sa création jusqu’à sa conservation. À titre d’exemple, il peut vous être demandé lors d’un contrôle d’expliquer par quel biais sont sécurisées l’ensemble de vos factures. Toutefois, il est important de souligner qu’aucune norme n’est imposée et que vous êtes libre quant à la manière d’organiser et de mettre en place votre piste d’audit fiable.

Historique et évolution de la piste d’audit fiable

Il existe deux changements majeurs qui ont conduit à la mise en place progressive de la piste d’audit fiable dans le processus de facturation des entreprises. Tout d’abord, il est essentiel de mentionner le vote de la Directive européenne 2010/45/UE, qui stipule qu’une facture ne se définit non plus par rapport à son support mais par rapport à son contenu. En d’autres termes, les factures électroniques et celles au format papier ne souffrent d’aucune différence d’un point de vue juridique tant qu’elles respectent les critères d’authenticité, d’intégrité et de lisibilité énoncés précédemment et que vous êtes en mesure de le prouver à tout moment, notamment via la piste d’audit fiable.

On peut à présent évoquer l’ordonnance du 26 juin 2014 qui impose via le portail Chorus la facturation électronique aux fournisseurs du secteur public. Celle-ci s’inscrit dans une volonté d’instaurer progressivement la facturation dématérialisée aux entreprises, au même titre que les différents décrets sur la « copie fiable » les encouragent à jouer le jeu de la facturation électronique et à s’émanciper des contraintes imposées par la mise en place d’une piste d’audit fiable.

De nombreuses entreprises demeurent pourtant hermétiques à l’inéluctable démocratisation de la facturation au format numérique ainsi qu’à la mise en place obligatoire d’une piste d’audit fiable. Cela peut notamment s’expliquer par l’absence de redressement lors des contrôles jusqu’à l’année dernière. Si une certaine clémence était accordée dans un premier temps, l’administration ayant privilégié les avertissements aux sanctions, des mesures plus fermes et punitives sont désormais de rigueur.

À noter : la Direction générale des finances publiques (DGFiP) indiquait dans son rapport intitulé La TVA à l’ère du digital en France, publié en octobre 2020, que : 

« L’exigence de l’administration quant à la description des contrôles [établissant une PAF] dépend de la taille des entreprises (…) ». Certaines petites et moyennes entreprises sont encore amenées à les effectuer manuellement, bien que cette méthode soit potentiellement très chronophage et répétitive.

Quel avenir pour la piste d’audit fiable avec l’obligation de facturer électroniquement dès 2024 ?

Plus de 7 ans après l’entrée en vigueur de la piste d’audit fiable en Europe, on a pu constater une baisse progressive de l’écart de TVA, entre les sommes attendues et celles réellement récoltées. Ce manque à gagner était estimé à 160 milliards d’euros en 2014 avant de passer à 140 milliards en 2018. Ce chiffre demeure néanmoins très élevé et la lutte contre la fraude à la TVA est toujours d’actualité. En France, l’écart de TVA a été estimé à 12,8 milliards d’euros pour 2018 et, selon la Commission Européenne, la crise sanitaire de 2020 devrait rehausser ces chiffres.

Si la mise en place de la piste d’audit fiable avait clairement pour vocation de préparer le terrain d’une généralisation de la facturation électronique, la France est sur le point de passer à la vitesse supérieure avec l’obligation de facturer électroniquement dès 2024 dans le cadre d’échanges entre assujettis à la TVA. Si la forme exacte des factures électroniques imposées par cette nouvelle législation reste encore à définir à ce stade, on peut déjà remettre en question l’existence même de la piste d’audit fiable au sein de cette prochaine ère numérique. C’est précisément ce qu’a fait la Direction générale des finances publiques (DGFiP) dans un rapport intitulé La TVA à l’ère du digital en France, publié en octobre 2020. Dans le cas où un format structuré reprenant les standards de l’EDI, il y a 2 possibilités : 

  • que celui-ci respecte les fonctionnalités EDI au sens fiscal
  • qu’il reprenne les principes de structuration de l’EDI tout en s’affranchissant de la dimension fiscale

Dans le premier cas, la piste d’audit fiable pourrait être totalement obsolète. Dans le second cas, la DGFiP indique clairement que « le recours à un langage structuré [d’EDI non-fiscal] ne rend pas caduques les obligations de mise en œuvre de la PAF ». Elle cite par exemple le cas de l’Italie qui a déjà retenu le format XML, tout en conservant la sécurisation instaurée par l’EDI en parallèle.

D’ici là, les entreprises redoublent plus que jamais de vigilance. En plus de s’assurer de la conformité habituelle de leurs factures, elles doivent plus que jamais veiller à leur piste d’audit fiable, les contrôles de l’administration étant de plus en plus fréquents. Sofacto propose d’ores et déjà d’émettre des factures conformes à ces exigences. En parallèle, nous suivons avec le plus vif intérêt chaque évolution de la facturation électronique pour être simultanément en accord avec la loi et le potentiel de performance pour les entreprises.

[1] https://agirpourlatransition.ademe.fr/particuliers/bureau/bons-gestes/economies-eco-gestes-anti-gaspi-bureau-meme-topo-qua-maison

[2] https://www.economie.gouv.fr/generalisation-facturation-electronique-entreprises#

[3] https://www.impots.gouv.fr/portail/e-reporting-la-transmission-de-donnees-de-transaction-ladministration

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