L'échéancier de facturation :
Le remède de Sofacto en cas de trésorerie difficile

Trésorerie difficile

Comment utiliser Sofacto ?

Créez et envoyez vos factures facilement. Créez vos propres modèles de factures, envoyez-les à vos clients et gardez un œil sur vos finances.

La crise sanitaire a touché de plein fouet de nombreuses entreprises, laborieusement soutenues grâce au fameux « quoi qu’il en coûte ». Alors que le robinet des aides de l’État est dorénavant coupé, certaines trésoreries sont hautement fragilisées. Pour sortir la tête de l’eau et piloter sa reprise, Sofacto suggère d’utiliser le plein potentiel des échéanciers de facturation !

Une vision claire sur sa trésorerie en toutes circonstances

Reprendre en main sa trésorerie après une période difficile est un objectif décisif, surtout quand des confinements successifs ont totalement paralysé certaines activités. L’heure de la vaccination et du renouveau économique a heureusement sonné : des projets se profilent enfin. Le maître-mot de cette relance sera indéniablement la prévision pour les dirigeants qui ont gardé l’espoir de redémarrer la machine malgré cet affaiblissement soudain.

Au fil de la réapparition des opportunités, les échéanciers de facturation seront possiblement les meilleurs moyens d’élaborer une vision claire et précise de sa trésorerie dans ce contexte. Ils s’appliquent dans le cas d’offres d’envergure qui ne se limiteront pas seulement à être transformées en une simple facture. On parle ici de transactions pouvant s’étaler à la fois dans le temps et dans la variété des services proposés. 

Il peut être judicieux de recourir à cette solution si le payeur souhaite régler une grosse somme en plusieurs fois, à différentes dates planifiées. Néanmoins, il ne s’agit pas d’un échéancier de règlement, objet similaire et également disponible dans Sofacto, mais dont le seul et unique but est de fractionner le paiement d’une seule facture. Inversement, un échéancier de facturation peut ainsi très bien permettre de créer plusieurs factures qui seront alors payées en une fois.

Bien établir les jalons de son échéancier

Plus concrètement, dans Sofacto, la fonctionnalité d’échéancier de facturation permet de générer plusieurs factures depuis une offre ou une opportunité de vente. Pour cela, il faut partir d’un modèle préalablement établi. En d’autres termes, il s’agit de préparer un modèle d’échéancier avec des jalons. Chaque jalon correspondra ainsi à une facture.

Les jalons sont à répartir suivant un pourcentage du montant total TTC. Ils peuvent être espacés à convenance, à un rythme régulier ou non, en fixant une durée à partir du jalon initial. Cela permet non seulement une grande flexibilité, mais aussi de générer plusieurs simulations, plutôt que de modifier chaque date une par une. Bien souvent, il faut établir ces jalons avec vos commerciaux, qui ont normalement décidé de cet échelonnage directement en accord avec le client. 

Sofacto conseille d’ailleurs fortement de nommer explicitement ces jalons afin de mieux situer à quoi ils correspondent. Cela s’avère notamment très utile pour se repérer dans le cas d’un projet. Les jalons d’un échéancier de facturation peuvent par exemple se découper ainsi : 

  • Acompte
  • Intermédiaire
  • Solde

Sofacto conserve vos différents modèles d’échéancier qui peuvent donc être réutilisés ultérieurement, lors d’opportunités similaires.

Pour tout savoir sur leur configuration technique dans Sofacto, voici notre guide support sur les jalons et notre guide support sur les modèles d’échéanciers (de facturation et de règlement).

Quels avantages à l’arrivée ?

Une fois le modèle d’échéancier et ses jalons créés, puis appliqué à une offre ou opportunité, les dates des factures qui la composent sont alors automatiquement renseignées, contrairement à une facture détaillée. Elles peuvent d’ailleurs être recalculées durant cette étape si besoin. 

En parlant de facture détaillée, la différence entre ces 2 procédés peut être jugée comme mince dans la mesure où elle permet aussi de générer plusieurs factures à partir d’une offre. Mais la facture détaillée ne suit pas un modèle pré-établi. À chaque création de facture détaillée, il est nécessaire de repenser à son redécoupage. Sofacto conseille de recourir à la facture détaillée lorsqu’il est ponctuellement nécessaire de s’adapter sur une seule et même facture à des besoins très spécifiques chez un client.

Nous avons résumé la configuration des échéanciers de facturation sur cette page support.

Dans le cas des financements les plus complexes, les échéanciers de facturation permettent vraiment de consulter avec plus de transparence et de recul les évolutions de la trésorerie de son entreprise. Mesurer en avance ses encaissements et ses décaissements prévisionnels est indispensable pour ajuster ses dépenses et ses investissements à la fin de chaque mois, particulièrement lorsque les fonds de l’entreprise sont en péril. Tout cela est rendu possible grâce à l’automatisation et à la centralisation offertes par la dimension cloud de la solution Sofacto. Reporter fiablement un échéancier sur sa trésorerie est un véritable casse-tête en d’autres circonstances, sans compter qu’on évite ici de potentielles erreurs qui auraient pu totalement fausser la donne.

Pour mieux réguler sa trésorerie, il est également judicieux de se référer à ces 8 bonnes pratiques que nous avons listées.

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