Comment gérer les relances dans Sofacto ?

Créez vos propres modèles de relance, automatisez -les et  envoyez-les à vos clients pour maîtriser votre trésorerie ! 

Les factures impayées sont la bête noire des entreprises, conduisant éventuellement à mettre à mal leur trésorerie. Sofacto vous aide à régler ces situations délicates avec ses meilleures pratiques et des modèles de 1ère, 2ème et 3ème relance.

Tirer parti de la technologie pour assurer ses relances

Alors que 3,5 factures sur 10 étaient finalement impayées en 2020 ¹ , il est devenu de plus en plus prioritaire pour les entreprises de veiller à leur règlement. Historiquement, de nombreuses ressources étaient allouées pour s’en assurer, certains métiers de la comptabilité étant même totalement dédiés à la relance client. Même lorsque tous les autres compteurs sont au vert, des factures impayées peuvent représenter une menace pour l’ensemble de votre activité, comme nous l’indiquions dans les bonnes pratiques pour maîtriser sa trésorerie.

Il est donc primordial d’un côté de veiller à la relance des impayés tout en cherchant à optimiser au mieux l’investissement requis à cet effet. Bonne nouvelle, la technologie derrière une solution de facturation de pointe comme Sofacto automatise les relances pour un gain de temps et d’efficacité qui fait tout simplement pâlir les générations précédentes.

Vous pouvez ainsi configurer un système de relances automatiques pour garantir un suivi accru de vos factures, même durant vos périodes d’absence. Selon la date butoir de règlement de la facture, plusieurs relances seront donc envoyées en fonction des paramètres que vous aurez préalablement définis (modèles, quantité et écarts des relances). Sofacto vous propose la fréquence suivante pour vos différentes relances :

J0 : Envoi de la facture
J+15 : première relance
J+ 30 : deuxième relance
J+45 : troisième relance

Chaque client reçoit alors une relance personnalisée grâce aux champs variables à intégrer dans vos modèles. Et à l’aide d’un modèle de relance bien ficelé, les interlocuteurs ne décèleront pas la différence avec une relance traditionnelle.

Vous pouvez retrouver tous les détails techniques nécessaires à la configuration de vos rappels automatiques dans Sofacto sur notre page support dédiée.

Modèle de première relance suite à une facture impayée

Une première relance est le meilleur moyen d’obtenir à l’amiable le règlement d’une facture échue, avant de devoir entamer des démarches juridiques, empreintes de lourdeur administrative. En d’autres termes, la première relance correspond à ouvrir un dialogue afin de comprendre l’absence du paiement avant la date limite. Cette situation peut s’expliquer de bien des façons pour le client : oubli, manque de trésorerie, problème technique… Il faut donc adopter un ton bienveillant dans le but de savoir pourquoi nous en sommes arrivés là, puis trouver ensemble, si possible, une solution.

Voici notre modèle de première relance, à envoyer idéalement 15 jours après la facture qui n’aurait toujours pas été réglée. Ce modèle comprend certaines variables (ici entre crochets) afin de personnaliser votre message auprès de chaque interlocuteur :

OBJET : Facture [n°XXXXXX] en attente de règlement

Bonjour,

Sauf erreur ou omission de notre part, à ce jour, nous n’avons toujours pas reçu le règlement de notre facture [n°XXXXXX] du [date d’émission] d’un montant de [montant TTC de la facture] euros.

Sa date d’échéance du [date d’échéance] étant passée, pouvez-vous ainsi procéder à son règlement dans les meilleurs délais, et régulariser cette situation par retour de mail ? Si un autre problème retarde son paiement, n’hésitez surtout pas à nous contacter.

En revanche, si jamais le règlement de cette facture nous parvenait en parallèle de cette relance, veuillez ne pas tenir compte de celle-ci.

Nous restons à votre entière disposition pour tout renseignement complémentaire.

En vous remerciant par avance de faire le nécessaire, nous vous prions d’agréer l’expression de nos sentiments distingués.

Cordialement,

[Signature avec nom, mail et téléphone]

Pour diverses raisons, on peut être amené à effectuer une relance d’impayé manuellement. Il est alors impératif de renseigner la date de dernière relance dans le champ dédié dans Sofacto, du même nom. 

Il est à noter qu’une relance manuelle par téléphone présente l’avantage d’obtenir l’information désirée plus rapidement et d’ouvrir aussitôt le dialogue. Néanmoins, aucune trace ne subsiste si elle n’est pas accompagnée d’un email, ce qui est préjudiciable si jamais le règlement de cette facture devait conduire à une procédure de recouvrement. En tant que créancier, nous vous conseillons donc d’opter pour ce type de relance uniquement avec vos clients les plus proches et facilement joignables.

Modèle de deuxième relance suite à une facture impayée

Une première relance n’est pas toujours suffisante et il convient éventuellement d’insister à l’aide d’une deuxième relance, idéalement 30 jours après l’envoi initial de la facture (et donc 15 jours après la première relance).

OBJET : Facture [n°XXXXXX] toujours en attente de règlement

Bonjour,

Nous sommes surpris de ne pas avoir reçu de réponse à notre première relance concernant le règlement de la facture [n°XXXXXX] du [date d’émission], d’un montant de [montant TTC de la facture] euros.

Pouvez-vous ainsi régulariser votre situation et procéder au règlement de la somme due dès la réception de cette lettre ?

Si jamais le règlement de cette facture nous parvenait en parallèle de cette relance, veuillez ne pas tenir compte de celle-ci.

Nous restons à votre disposition pour toute éventuelle question. 

Cordialement,

[Signature avec nom, mail et téléphone]

Modèle de troisième relance suite à une facture impayée

Si les 2 premières relances n’ont toujours pas suffi, tentez alors une troisième et dernière relance, idéalement 45 jours après l’envoi initial de la facture (et donc à 15 jours d’écart avec la précédente). Le ton se doit d’être plus ferme, car il s’agit souvent de la dernière étape avant une mise en demeure du client.

OBJET : Relance n°3 pour le règlement de la facture [n°XXXXXX]

Bonjour,

Sauf erreur de notre part, nous sommes au regret de constater qu’à ce jour et malgré 2 précédentes relances, aucun paiement ne nous a été adressé concernant la facture du [n°XXXXXX] du [date d’émission], d’un montant de [montant TTC de la facture] euros.

Pouvez-vous donc nous faire parvenir le règlement de cette facture dans les plus brefs délais ?

Si jamais le règlement de cette facture nous parvenait en parallèle de cette relance, veuillez ne pas tenir compte de celle-ci.

Nous restons à votre disposition pour toute éventuelle question. 

Cordialement,

[Signature avec nom, mail et téléphone]

L’automatisation des relances est naturellement l’une des astuces incontournables pour assurer le bon suivi de vos factures. Malheureusement, parfois elles ne suffisent pas à obtenir le règlement et il est alors nécessaire de prendre des mesures plus drastiques pour exiger le règlement de sa facture.

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