Mon logiciel de facturation respecte-t-il vraiment la loi anti-fraude ?

logiciel facturation anti-fraude

Comment utiliser Sofacto ?

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Depuis le 1er janvier 2018, la loi anti-fraude impose d‘utiliser un logiciel de comptabilité et gestion conforme à certains critères. Mais savez-vous si votre façon de facturer respecte réellement à ce jour ces différents points ?

Qui est concerné par cette loi anti-fraude ?

Si cette loi anti-fraude a été mise en place dès 2018, elle est en fait présente dans l’article 88 de la loi °2015-1785 du 29 décembre 2015. Concrètement, cette réglementation s’applique à toute entreprise assujettie à la TVA.

Cette mesure avait été votée, avant d’autres, afin d’améliorer la perception de la TVA et mieux lutter contre la fraude fiscale. Un rapport de la Commission européenne a estimé qu’en 2018, c’était encore près de 15 milliards d’euros qui manquaient à l’appel lors de la récolte de cette taxe. Cet écart entre les recettes attendues et perçues devrait donc se voir diminuer au fil des ans grâce à un contrôle plus rigoureux des activités financières des entreprises. Dans le but d’obtenir une meilleure vision des flux monétaires des entreprises européennes, il leur est dorénavant imposé d’utiliser des logiciels de comptabilité et gestion certifiés. 

Si la technologie numérique a amené la comptabilité à un nouveau stade d’évolution, elle n’a pas pu être encadrée dès ses balbutiements. Les entreprises ont ainsi exercé sur 2 plans, l’un physique et l’autre digital, entraînant potentiellement une opacité de certaines opérations. Au fil de la digitalisation, la confiance dans le numérique s’est renforcée et a naturellement constitué l’environnement de prédilection des entreprises tournées vers l’avenir. Cela a donc nécessité une uniformisation de ces nouvelles pratiques afin de pouvoir rendre lisibles les activités des sociétés faisant éventuellement l’objet d’un contrôle fiscal. 

En effet, si le numérique est synonyme de belles opportunités, il peut également exploiter diverses failles que la loi anti-fraude combat alors à travers le respect de 4 grands critères de conformité. Dans le texte de loi, cet impératif est précisément formulé ainsi : « toute personne assujettie à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) qui enregistre les règlements de ses clients au moyen d’un logiciel de comptabilité ou de gestion ou d’un système de caisse, doit utiliser un logiciel ou un système satisfaisant à des conditions d‘inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale ». Passons donc en revue ces 4 grands principes tout en examinant comment Sofacto a justement tenu à les respecter.

Inaltérabilité

Il est précisé que « le logiciel […] doit enregistrer toutes les données d’origine relatives aux règlements. Il doit conserver ces données d’origine enregistrées et les rendre inaltérables ». L’idée derrière ce concept d’inaltérabilité est par conséquent de ne pouvoir revenir sur un document déjà édité pour en corriger directement certains champs. 

Cela n’empêche pas une facture d’être modifiée à la suite d’une erreur ou d’un changement dans la transaction. L’inaltérabilité veille juste à ce que le document garde la trace de ses modifications voire annulations. Par exemple, cela peut-être au sein même du document avec des opérations successives de « plus » et de « moins » qui se rajouteraient au fil des modifications. Avec Sofacto, c’est souvent les documents eux-mêmes qui représentent l’historique d’une transaction : lorsque l’on souhaite par exemple corriger une facture déjà envoyée, voire même l’annuler, on peut créer un avoir qui lui sera ensuite rattaché.

Sécurisation

Il est dit que « le logiciel […] doit sécuriser les données d’origine, les données de modifications enregistrées et les données permettant la production des pièces justificatives émises ». La protection des données est effectivement plus que jamais au cœur des différents enjeux du numérique. 

En tant que solution développée au sein de Salesforce, Sofacto bénéficie d’un cadre de confiance pour abriter vos données de facturation dans un cloud ultra-sécurisé. Le texte de la loi anti-fraude invite également à la vigilance de ses propres équipes lors de la manipulation du logiciel, notamment durant les périodes de formation. Sofacto vous prémunit doublement contre ces aléas grâce à son système de licences. Distribuées avec parcimonie, elles octroient alors un ensemble d’autorisations selon la fonction occupée dans l’entreprise. 

Par ailleurs, la version d’essai gratuite de Sofacto est également un environnement de test idéal pour se familiariser avec la solution en toute sécurité, durant une période de 30 jours.

Archivage

Pour ce dernier point, il est mentionné que « la procédure d’archivage a pour objet de figer les données et de donner date certaine aux documents archivés. Elle doit prévoir un dispositif technique garantissant l’intégrité dans le temps des archives produites et leur conformité aux données initiales de règlement à partir desquelles elles sont créées ». Dans le cas de la facturation, cet impératif rejoint l’article L123-22 du code de commerce, qui exige la conservation des documents comptables pendant une durée de 10 ans. 

Sofacto stocke naturellement tous vos documents dans le cloud du CRM Salesforce, évitant ainsi toute perte éventuelle ou des coûts supplémentaires engendrés par un stockage physique. Néanmoins, il est possible d’extraire ses données de facturation dans le but d’assurer un double archivage en parallèle.

Les 4 points d’évolution soulevés par la loi anti-fraude sont donc facteurs de transparence et ne doivent pas être considérés d’un mauvais œil. Ils s’apparentent à de vrais leviers de perfectionnement pour les entreprises qui se seraient engagées timidement dans le virage de la digitalisation. Ils ont amené plus d’un responsable d’entreprise à s’interroger sur la façon dont on pratique nos activités professionnelles à l’ère du numérique. Et sur le cas particulier de la facturation, ils font justement partie des arguments incitant à changer de logiciel pour tirer profit de ce que la technologie a à offrir.

Pour renforcer la lutte contre la fraude, la loi amène également différentes obligations de facturer électroniquement d’ici 2025. Sofacto surveille de près ses évolutions afin de vous proposer une solution simultanément en accord avec la législation et les tendances les plus innovantes qu’ouvrent les portes du numérique.

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