Quand et comment activer les règlements automatiques ?

Comment utiliser Sofacto ?

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Parmi les nombreux avantages offerts par la mise en place d’un système de facturation dématérialisée, les règlements automatiques contribuent à un gain de temps et d’organisation précieux. En quoi consistent-ils réellement et quel intérêt une entreprise a-t-elle à les activer ? SOFACTO vous éclaire.

En quoi consistent les règlements automatiques ?

Les règlements automatiques au sein d’un logiciel de facturation numérique comme Sofacto sont une option qu’il est possible d’activer dans certains cas particuliers. L’objectif principal derrière cette activation est de générer des règlements prévisionnels par rapport à des factures ciblées. 

Lorsqu’il est question du cycle de vente, beaucoup ont encore tendance à mélanger règlement et facturation. Ces deux étapes sont pourtant bien distinctes d’un point de vue chronologique. En effet, un règlement peut très bien être perçu plusieurs mois après l’émission d’une facture auprès d’un client. Cela dépend des délais qui ont été convenus au moment des négociations.

Quand une entreprise enregistre une facture au sein de son logiciel, l’activation des règlements automatiques entraîne la création immédiate d’un règlement prévisionnel. L’intérêt majeur d’une telle option est que le règlement prévisionnel généré s’adapte automatiquement en fonction du solde restant. Pour faire simple, si un client procède à un paiement partiel du montant dû, une régularisation est aussitôt effectuée au niveau du règlement prévisionnel. De la même manière, si une modification est opérée sur le montant de la facture enregistrée, l’activation des règlements automatiques entraîne une modification équivalente sur le règlement prévisionnel.

Quel est l’intérêt pour une entreprise ?

Vous l’aurez sans doute compris, l’activation des règlements automatiques permet à une entreprise une meilleure gestion de sa trésorerie. Cette automatisation des flux financiers en temps réel lui permet un gain précieux en agilité. Au plus une entreprise est en mesure de piloter sa trésorerie avec justesse, au plus elle peut se projeter avec sérénité sur son développement.

L’activation des règlements automatiques est également un bon moyen d’éviter certaines erreurs humaines pouvant être causées par un souci d’organisation. Ainsi, si un premier règlement partiel est effectué par un client, nul besoin d’avertir les équipes concernées ou de procéder à des ajustements manuels. Le règlement prévisionnel est mis à jour automatiquement sans que vous n’ayez rien à faire.

Enfin, il convient de mentionner la possibilité d’associer les règlements automatiques aux avoirs ainsi qu’aux échéanciers de règlements. En effet, il arrive qu’un règlement soit divisé en plusieurs échéances d’un commun accord avec un client. Cet échéancier – généré directement à partir de la facture – est principalement utilisé à des fins de gestion de trésorerie.

Par ailleurs, celui-ci n’est pas à confondre avec l’échéancier de paiement, qui intervient quant à lui en cas de trésorerie difficile.

Comment activer les règlements automatiques dans Sofacto ?

L’activation des règlements automatiques au sein de Sofacto est très simple. Pour cela, il vous suffit de vous rendre dans l’onglet  « Raisons sociales » de veiller à bien cocher la case « Activation des règlements automatiques ».

À l’inverse, il n’est pas plus compliqué de modifier un règlement pour qu’il ne soit pas impacté par ce processus d’automatisation. Il suffit alors de cocher la case « Règlement exigible » et le tour est joué !

Pour obtenir davantage d’informations techniques sur la mise en place des règlements automatiques sur Sofacto et des opportunités qui en découlent, n’hésitez pas à vous rendre sur la page qui leur est entièrement dédiée.

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