Quels risques et que faire en cas de perte de pièces justificatives comptables ?

Quels sont les risques ?

Comment utiliser Sofacto ?

Créez et envoyez vos factures facilement. Créez vos propres modèles de factures, envoyez-les à vos clients et gardez un œil sur vos finances.

En plein été, en raison des congés d’un collègue, vous avez du mal à mettre la main sur certaines pièces comptables au pire moment possible ? Décryptons les obligations légales et les meilleures pratiques qui s’appliquent à chaque entreprise.

À quoi correspondent les pièces justificatives comptables ?

Avant d’aller plus loin, il convient de définir clairement l’ensemble des documents regroupés sous la dénomination de pièces justificatives comptables. Pour une très vaste majorité des entreprises, tenir une comptabilité financière de ses activités est obligatoire, encadrée ainsi par différentes réglementations. L’administration fiscale doit en effet pouvoir consulter en détail les écritures comptables d’une entreprise lors d’un éventuel contrôle. 

Derrière les flux retranscrits dans les écritures comptables se dissimulent de nombreux documents qui rythment la vie quotidienne d’une entreprise dans son ensemble. Ils constituent les preuves officialisant les mouvements financiers, aussi bien entrants que sortants, de la structure. Ce sont ces éléments que l’on dénomme donc pièces justificatives comptables. À cet égard, on pense immédiatement aux factures, qui en représentent bel et bien souvent une majeure partie. Pourtant, ce ne sont pas les seuls composants de ces justificatifs qui rassemblent : 

  • factures de vente
  • factures d’achat
  • relevés bancaires
  • bulletins de salaire des employés
  • notes de frais

Quelles obligations juridiques entourent les pièces comptables ?

Chaque opération financière de l’entreprise doit donc être :

  • retranscrite au sein des écritures comptables
  • dotée d’une pièce justificative
  • archivée pendant 10 ans

Il peut aussi advenir que le problème entourant une pièce comptable ne soit pas nécessairement son absence, mais sa non-conformité. Elles doivent établir clairement :

  • les parties impliquées dans l’opération
  • le montant de l’opération
  • leur numérotation (qui doit impérativement être chronologique)
  • la date de l’opération

À savoir : Les factures doivent notamment faire apparaître de nombreuses mentions obligatoires supplémentaires.

Quels sont les risques si certaines pièces sont manquantes ?

Tout manquement à ces différentes obligations peut engendrer un rejet de la comptabilité de l’entreprise par le fisc. Dans ces cas-là, le bénéfice peut être recalculé à partir des éléments à disposition. Le risque est ainsi de se voir attribuer un bénéfice plus important, et d’être imposé en conséquence.

À savoir : En cas de faibles montants, il existe un assouplissement pour les ventes de détail et services auprès des particuliers dont le montant ne dépasse pas 76 €. Si un justificatif détaillé manque à l’appel les concernant, il faut néanmoins prouver cette recette sous la forme d’une remise en banque.

Comment éviter la perte de pièces comptables ?

Le meilleur remède reste bien entendu la prévention via une organisation rigoureuse des différentes pièces comptables, de leur émission/réception à leur traitement, puis à leur archivage. Cela passe indéniablement par une classification rigoureuse et une accessibilité simplifiée. 

Si les pièces justificatives de nature papier sont soumises à l’obligation d’être stockées en France, il n’y a en revanche aucun impératif pour toutes celles qui sont dématérialisées. Nous ne pouvons qu’encourager la numérisation des éléments papier afin d’éviter les frais supplémentaires engendrés par un tel archivage.

Même électroniquement, sur ordinateur ou serveur interne les risques restent présents et aujourd’hui il est possible d’utiliser le potentiel des CRM et des Saas pour centraliser proprement l’ensemble de vos pièces. La numérotation automatique facilite grandement la classification tandis que chaque membre de vos équipes peut accéder aux documents de l’entreprise, tant que l’autorisation correspondante lui a été préalablement octroyée. 

Chez Sofacto, exploiter le cloud pour fluidifier ses processus ne se fait pas au détriment de la sécurité, reposant sur l’armature de Salesforce pour garantir leur protection. Tout l’enjeu de conception d’une solution de facturation cloud était justement d’épauler les entreprises face aux exigences fiscales. Grâce à la technologie, il est désormais possible de laisser loin derrière nous de nombreuses problématiques logistiques liées à l’archivage. À l’arrivée, choisir les bons outils c’est tout simplement choisir la possibilité de mieux se concentrer sur l’essentiel de son activité, tout en étant serein vis-à-vis des obligations juridiques.

Plus d'articles :