Comment centraliser vos données ?

Données partagées, collaboration facilitée. Rendez vos données accessibles partout, tout le temps avec Sofacto !

Si les entreprises ont accueilli à bras ouverts le digital, l’utilisation de plusieurs outils numériques peut néanmoins causer des pertes conséquentes de productivité au quotidien. SOFACTO décrypte le dangereux phénomène des silos de données.

Les silos de données : qu’est-ce que c’est ?

Plus les entreprises se sont engagées dans le virage numérique, plus on peut constater en regardant dans le rétroviseur que cette étape comporte quelques pièges à éviter. Elles ont tout à gagner de la transformation digitale, à condition de l’opérer avec le recul nécessaire.

Adopter des outils numériques redéfinissant nos métiers pour gagner en temps, en efficacité ou en argent est logiquement très tentant. Sauf que nous avons pu déduire a posteriori que certains outils provoquent une forme d’isolation des données qu’ils sont censés traiter. Qu’ils soient on premise ou cloud, ces logiciels ne sont pas forcément conçus pour fonctionner ensemble. Souvent imaginés par des éditeurs différents, ils créent alors des phénomènes de rétention d’informations, aussi appelés silos de données.

L’utilisation du terme agricole de « silo » sert donc ici à définir le fait de maintenir stocké et isolé un ensemble d’informations pourtant essentiel à l’activité de l’entreprise. Concrètement, seul un département de l’entreprise a accès à ce silo, car il est le seul à exploiter cet outil. 

Au-delà de l’aspect organisationnel et technique, la culture de travail peut également favoriser ce phénomène. Par exemple, la façon de récupérer et d’utiliser la donnée d’un service RH sera très différente de celle d’un service comptable.

Plus un service collecte des données, plus le risque de constater des silos séparés est grand. Et malheureusement, plusieurs désavantages accompagnent ce cloisonnement.

Les risques provoqués par les silos de données

  • Un affaiblissement du travail collaboratif

La principale menace des silos de données est sans doute l’isolement qu’elle induit, cristallisant toujours plus les frontières qui peuvent exister entre les différents départements de l’entreprise. C’est notamment un véritable frein à l’innovation.

  • Une nuisance à la productivité

Un manque de communication entre les services affecte aussi la productivité puisque, par exemple, un commercial doit solliciter le service comptable pour accéder à certains éléments hors de sa portée. Soit une perte de temps subie par chaque partie prenante, sans parler des chances bien plus élevées d’effectuer plusieurs fois une même tâche dans ce genre de situation.

  • Une collecte des données moins maîtrisée

Si les données sont récoltées de façon plurielle, leur exploitation s’avère d’autant plus difficile par la suite : redondance, uniformisation, stockage… Il devient complexe de tirer profit d’un ensemble de data à l’échelle de l’entreprise dans son entièreté.

  • Une vision moins claire des activités de l’entreprise

Dans le même esprit, les silos de données opérationnelles rendent fastidieuse la constitution de tableaux de bord reflétant les différentes activités de la société. Ce sont pourtant des moyens essentiels pour bien piloter son entreprise.

  • Un manque de fluidité dans la relation client

Les silos d’information criblent d’effets pervers les process utilisés au quotidien par les employés. Quand on n’arrive plus à accéder facilement aux multiples informations qui jalonnent le parcours d’un client, cela peut engendrer le pire : ralentissement des traitements, espacement des échanges avec le client, mauvais discernement de son profil et de son historique… 

 

Quel remède face aux silos de données ?

Pour faire avancer chaque employé vers cette vision partagée et cet esprit de collaboration, il convient de : 

  • de veiller à ce que le cycle de vente ne soit pas tronçonné par différents services et/ou outils.
  • d’uniformiser la collecte des données, et par conséquent leur consultation.

     

Si les données de facturation représentent déjà un levier d’optimisation considérable, mettre toute sa data dans le même panier permet alors une analyse très précieuse pour les dirigeants d’entreprise. On distingue à ce jour 2 formes possibles de centralisation : 

  • Le cloud

Une solution idéale à mettre en place dans ces cas-là pourrait prendre la forme d’un seul et même cloud, au sein duquel déposer toute la data. La technologie actuelle encourage enfin le recours au cloud, plus rapide, plus accessible et plus sécurisé qu’à ses débuts. 

  • Le data lake

Certaines entreprises utilisent également leur propre data lake pour stocker tout type de données au même endroit. C’est d’ailleurs le phénomène de silos d’informations qui a conduit à l’invention du concept, en opposition au data mart, qui collecte et stocke des données centrées autour d’un seul sujet. S’approprier le stockage s’avère séduisant sur le papier, mais engendre un coût matériel et de gestion conséquent.

Pour concevoir son logiciel de facturation, SOFACTO a ainsi fait le choix de s’appuyer sur la solidité de Salesforce, qui centralise les données pour toute l’équipe. Leur utilisation est alors régulée selon les niveaux d’accès octroyés à chaque employé. De plus, certains outils collaboratifs comme Chatter aident au travail en équipe.

Les solutions proposant une vision 360 de son activité sont réellement à privilégier pour éviter le piège des silos de données. En effet, cette promesse est le cœur d’un problème découlant typiquement des débuts de l’ère digitale. La centralisation doit ainsi être le maître mot face à la pléthore d’outils, aussi innovants soient-ils, qui s’offrent à nous. 

Plus d'articles :