Comment utiliser Sofacto ?

Créez et envoyez vos factures facilement. Créez vos propres modèles de factures, envoyez-les à vos clients et gardez un œil sur vos finances.

Un impayé peut avoir pour conséquence de creuser votre trésorerie. Cet article vous aidera à établir des process pour vous en prémunir et, si comme bon nombre d’entreprises, vous êtes dans cette situation, sachez que des solutions existent.

Avant toute chose, il convient de rappeler que l’article 1315 du Code civil vous impose d’apporter la preuve d’un impayé. En d’autres termes, cela revient à prouver l’existence d’un contrat.

Comment réagir lorsqu’un client refuse de me payer ?

Bien que ce ne soit pas toujours simple, d’un point de vue purement relationnel et commercial, la courtoisie reste le maître-mot. Dans certains cas, si cela n’est pas clair, il peut être opportun de comprendre la raison pour laquelle votre client refuse de vous régler. 

  • Le client est mécontent du travail que vous lui avez fourni, et conteste votre facture : n’hésitez pas à vérifier en interne si le cahier des charges a été respecté. Un contrat ne peut exister que grâce à la réciprocité des engagements, donc si vous n’avez pas honoré votre part du marché, le client est en droit de ne pas engager de paiement [1]. En revanche, dans le cas contraire, celui-ci est tenu par l’obligation simple de régler la facture.

À savoir : il n’y a pas de délai légal pour contester une facture, mais la jurisprudence indique comme « délai raisonnable », une période de 6 semaines à maximum 2 mois après réception.

  • Le client fait face à des difficultés financières : dans cette situation vous pouvez choisir de lui accorder un délai de paiement ou non. Si votre trésorerie vous le permet,  ce peut être le meilleur moyen de s’assurer du règlement, à condition bien sûr qu’il soit limité dans le temps, pour ne pas vous mettre en difficulté. Enfin, si vous en avez l’occasion, n’hésitez pas à informer votre client des aides extérieures qui peuvent lui être accordées.
  • Votre facture est incomplète ou inexacte : vous pourrez toujours établir une rectificative, preuve de votre bonne foi au client et auprès de l’administration fiscale. Afin d’éviter ce genre de déconvenue, vérifiez que les mentions obligatoires sont respectées (cf. la prochaine partie de l’article)

Je verrouille mes process commerciaux pour me prémunir contre les refus de paiement

Mes documents commerciaux : une preuve de la réalité de la commande passée

Le devis [2] ou le bon de commande donne la possibilité au client d’observer vos tarifs au préalable. Cela vous permettra également de vous protéger, en confirmant le contrat qui vous lie, notamment avec des conditions générales de vente. Vous pouvez notamment y insérer :

  • Une clause pénale d’une somme due en cas de non-paiement à l’échéance.
  • Une clause limitant le délai de réclamation des clients.
  • Une clause compromissoire visant à soumettre les litiges avec les clients à des arbitres désignés d’un commun accord.
  • Une clause attributive de compétence, afin de désigner à l’avance la juridiction compétente en cas de litige. 
  • Une clause résolutoire, qui permet d’obtenir l’annulation du contrat.

Factures : je vérifie que les mentions obligatoires sont respectées

Cette étape est chronophage, surtout lorsque vous émettez un grand nombre de factures. C’est pourquoi Sofacto vous accompagne pour un contrôle fiable et automatisé

Découvrez la liste des mentions légales que doit comporter votre facture.

Si vous avez prévu une clause à cet effet, inscrivez directement sur votre facture des taux de pénalités de retard (soyez plutôt dissuasif). Vous pourrez ainsi les exiger sans rappel en cas de non-paiement à la date de règlement.

À savoir : si vous avez un doute sur le client, vous pouvez toujours demander des garanties ou un acompte (entre 30 et 45% de la somme totale).

Quels sont mes recours en cas de refus de paiement ?

1. La relance

Pour entrer en contact avec le client, vous aurez alors à choisir entre le téléphone, le mail ou le courrier. Le téléphone peut permettre d’obtenir une réponse rapide, mais sachez qu’il est toujours préférable d’avoir une preuve écrite. Quoi qu’il en soit, soyez déterminé, toujours courtois et exposez-lui vos contraintes en toute transparence, tout en lui rappelant qu’il s’expose à l’application de pénalités de retard (si vous en avez prévu). Sachez d’ailleurs que Sofacto vous offre la possibilité d’automatiser vos relances pour vous permettre de vous concentrer sur l’essentiel au quotidien.

2. Lettre de mise en demeure

Il s’agit d’un premier acte juridique. Celle-ci doit être envoyée au client par recommandé avec accusé de réception. Vous pouvez l’écrire vous-même, mais il est préférable de faire appel à une agence de recouvrement (c’est souvent plus dissuasif). 

3. Le recouvrement amiable

La même agence de recouvrement, qui a rédigé votre lettre de mise en demeure, peut effectuer ce que l’on appelle un recouvrement amiable pour le compte d’autrui (vous), en établissant un dialogue constructif avec le débiteur. Ce genre de service à un coût, mais il est sans nul doute bien moins élevé que les frais de justice. Cette société peut notamment mettre en place un échéancier de paiement avec votre client. 

La cession de créances 

Sans avoir besoin de l’accord du débiteur, vous pouvez choisir de vendre la créance. L’acheteur pourra alors vous verser en une fois la somme qui vous est due, prélevant au passage une commission, et se chargera de manière autonome du recouvrement. 

4. Le recouvrement forcé 

Commencez par faire appel à un huissier ou un avocat, qui constituera un dossier. Une injonction à payer pourra alors être mise en place [3]. Le cas échéant, si le client persiste à ne pas régler la facture, vous pourrez formuler une assignation en référé [4], voire ensuite une assignation au fond [5].

À savoir : il existe un certain nombre d’assurances qui vous permettent de sécuriser votre trésorerie et vous protègent contre les mauvais payeurs.

Selon une étude réalisée par Altares, seuls 43,6% des entreprises paient leurs factures sans retard et, selon le médiateur des entreprises Pierre Pelouze, lorsqu’il y a un retard ou un refus de paiement, ils sont dus, pour moitié à la non-conformité des factures. L’erreur est bien souvent humaine, alors, pensez à automatiser votre facturation afin de réduire les risques un maximum.

 

[1]  Selon l’article 1315 du code civil, celui qui se prétend libéré doit justifier le paiement ou le fait qui a produit son extinction. En d’autre termes, en cas de contestation, chacune des parties devra apporter une preuve irréfutable.

[2] Le devis est obligatoire pour tous les montants excédant 1500€.

[3] Il s’agit d’un courrier du juge sans convocation au tribunal, indiquant au client un délai d’un mois pour payer ou faire appel. 

[4]  Convocation au tribunal du débiteur (généralement dans le mois).

[5] Vous assignez le débiteur à comparaître devant une juridiction, cela peut marquer le début d’un procès.

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